UdZ 1-2011

18 Unternehmen der Zukunft 1/2011 UdZ Produktionsmanagement schließend die relevanten Teilprozesse genau zu betrachten. Dabei ist es wichtig, einen einheitlichen und gemeinsamen Begriffsapparat zu schaffen, um Missverständnisse zu vermeiden. Für die Detailanalysenwerden die relevanten Kernprozesse (z. B. Angebotsbearbeitung, Arbeitsvorbereitung usw.) in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilt und zusammen mit dem Projektteam und den Abteilungsverantwortlichen diskutiert. Den sich im Rahmen der Diskussion herauskristallisierenden Schwachstellen in den heutigen Abläufen werden anschließend direkt Verbesserungsmaßnahmen zugeordnet. Für eine erfolgreiche ERP-Auswahl sind diejenigenMaßnahmen relevant, welche zwingend vor Einführung des neuen Systems abgearbeitet sein müssen (z. B. Definition zukünftige Multisite- Struktur, Aufbau Sachmerkmalsleiste usw.). Diese Maßnahmen sollten bereits parallel zu den später erfolgenden Vertragsverhandlungen angegan- gen werden, um eine rechtzeitige Fertigstellung zu gewährleisten. Prozess- und IT-Konzeption Zur Festlegung, welche Prozesse später durch das neue System zu unterstützen sind, werden die Ist- Prozesse in einem nächsten Schritt in den anzustre- benden Soll-Zustand überführt. Diese Darstellung dient auch später den ERP-Anbietern dazu, sich schnell mit den Abläufen des Unternehmens ver- traut machen zu können. Darüber hinaus gilt es im Rahmender IT-Konzeption zuberücksichtigen,wenn Unternehmenbeispielsweise bestehende IT-Systeme an das neue ERP-System anbinden oder etablierte Server (z. B. IBM AS400) mit übernehmen wollen. Lastenhefterstellung Erst durch eine hinreichend genaue Kenntnis und Analyse dessen, was später durch das neue System unterstützt werden soll – nämlich die Unternehmensprozesse – lassen sich auch die funktionalen Anforderungen definieren. Das FIR greift diesbezüglich auf ein standardi- siertes Lastenheft, bestehend aus über 2.500 Funktionsmerkmalen, zurück. Das Lastenheft deckt dabei sämtliche Unternehmensbereiche ab und erlaubt zudem eine Unterscheidung der benötigten ERP-Funktionalität nach „kritisch“, „gefordert“ oder „optional“. Ausschreibung Das Lastenheft wird anschließend über eine Auswahlplattform (IT-Matchmaker) mit dem Leistungsangebot der gängigen ERP-Systeme verg- lichen. ERP-Anbieter mit einemhohen funktionalen Überdeckungsgrad sowie einer grundsätzlichen Passung hinsichtlich Branche und Anbietergröße werden dann in Form einer Ausschreibung zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert. Um die Anzahl der zur Auswahl stehenden Anbieter auf eine handhabbare Zahl von drei bis fünf reduzieren zu können, wird eine detaillierte Auswertung der abgegebenen Angebote vorgenommen. Dabei stehen insbesondere die funktionale Passung (pro- zentuale Überdeckung des Leistungsspektrums des Systems mit den Lastenheftanforderungen), Referenzprojekte in derselben Branche sowie die Lizenz- und Einführungskosten im Fokus. Als Ergebnis der Ausschreibungwerden die nach sämt- lichen Kriterien am besten geeigneten Anbieter mit ihren jeweiligen Systemen zu zweitägigen Systempräsentationen eingeladen. Systempräsentationen In Vorbereitung der Präsentationen werden zu- nächst für alle Anbieter einheitliche Testunterlagen erstellt und versandt. Die Unterlagen basieren dabei auf dem zuvor definierten Lastenheft sowie den erarbeiteten Soll-Prozessen. Die zukünftigen Anwender haben im Rahmen der verschiedenen Präsentationen nun die Möglichkeit, die einzelnen Systeme intensiv zu bewerten. Eine abschlie- ßende Zusammenstellung erlaubt in der Folge die Eingrenzung der Anbieter auf ein bis zwei Favoriten. Vertragsverhandlungen Mit den Vertragsverhandlungen beginnt die letz- te und entscheidende Phase der Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems. Basis der Verhandlungen ist auch hier das zuvor definierte Lastenheft. Der oder die verbliebenen Anbieter werden aufgefordert, sämtliche abschlussrele- vanten Vertragswerke unterschriftsreif zur Prüfung zu übersenden. Nach einer detaillierten fachlichen Prüfung auf Vollständigkeit bzw. Notwendigkeit der angebotenen Inhalte erfolgt anschließend die juristische Prüfung der Verträge (extern durch auf Software-Recht spezialisierte Anwaltskanzlei). Die fachlich und juristisch kommentierten Verträge bilden die Grundlage für die eigent- lichen Verhandlungen mit dem/den Anbieter(n). Es hat sich gezeigt, dass die ursprünglich durch die Bild 1 3PhasenKonzept im Überblick