UdZ 1-2011

22 Unternehmen der Zukunft 1/2011 UdZ Produktionsmanagement ERP-Systeme optimal nutzen Analyse und Optimierung mit dem ERP-Audit Vor diesemHintergrund bieten die Trovarit AG und das FIRmit dem„ERP-Audit" ein Online-Werkzeug an, mit dem Unternehmen die Qualität der ERP- Unterstützung im Rahmen einer strukturierten Einsatzanalyse effizient erfassen und objektiv bewerten können. Die gesammelten Daten er- lauben dabei nicht nur eine Bewertung der Softwarelösung im Hinblick auf die tatsächliche Nutzung und Unterstützung, sondern geben auch Aufschluss über Ansatzpunkte für Verbesserungen in der Organisation des Unternehmens, decken Schulungsdefizite auf oder bilden eine solide Basis für die zukünftige ERP-Strategie. Im Sinne einer umfassenden Analyse bezieht das ERP-Audit dabei unterschiedlichste Aspekte mit ein, wie z. B. Funktionalität, Performance, Nutzungsgrad, Anwenderzufriedenheit und -erfahrung, und kann daher genutzt werden, um effizient und sicher eine fundierte Informationsgrundlage für ein kontinuierliches ERP-Management aufzubauen. Unternehmensindividuelle Gestaltung des ERP-Audits Zu Beginn des ERP-Audits wird auf Basis der spe- zifischen Zielsetzung des Unternehmens sowie dessen Strukturen und Prozesse ein individueller Fragenkatalog entwickelt (siehe Bild 1). Unternehmen setzen ihre ERP-Lösungen meist über viele Jahre lang unverändert ein. Ändern sich Abläufe im Unternehmen oder gibt es sonstige betriebliche Veränderungen, entstehen neue Anforderungen an diese IT-Unterstützung. Zwar werden die von den Anbietern im Rahmen der Software-Pflegeverträge zur Verfügung gestellten Updates und Releases von vielen Unternehmen eingespielt, jedoch wird nur selten überprüft, ob die Unternehmenssoftware die geänderten Abläufe und Prozesse noch optimal abbildet. Eine valide Aussage über das Zusammenspiel von Prozessen und ERP-System ist daher nicht möglich. Die Folge ist einerseits eine abnehmende Qualität der ERP-Unterstützung, die nicht selten einen spürbaren negativen Einfluss auf die Abläufe und Prozesse ausübt; andererseits bleiben leicht zu realisierende Verbesserungspotenziale in Bezug auf Systemunterstützung und -verwendung häufig ungenutzt. Dabei kann auf branchen- und fertigungstyp- bezogene Standardfragen zurückgegrif- fen werden, was einerseits die Effizienz der Fragebogenerstellung erhöht und andererseits sicherstellt, dass alle Kernaspekte abgedeckt sind. Im nächsten Schritt wird festgelegt, welche Mitarbeiter an der Befragung teilnehmen sollen. Der Fragenkatalog wird den ERP-Anwendern im Unternehmen über eine Online-Plattform zur Verfügung gestellt, um den ERP-Einsatz in ihrer Abteilung zu bewerten. Über ein integriertes Rollenkonzept kann den Mitarbeitern in ein- facher Weise ein fokussierter Zugang zu den für sie relevanten Aspekten des Audits ermöglicht werden. Bei der Bewertung geht es immer um den zentralen Fragenkomplex: • Unterstützt die gebotene Funktionalität des ERP-Systems die individuellen Aufgaben der Mitarbeiter angemessen (z. B. durch die Bereitstellung von Werkzeugen oder Informationen)? • Wird die Software durchgängig von den Mitarbeitern zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben genutzt? • Sind die Mitarbeiter mit der Art der Unterstützung zufrieden? Gleichzeitig wird die Befragung genutzt, um frei formulierte Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter, strukturiert in Bezug auf die ana- lysierten Prozesse, zu sammeln. So können die Ideen derjenigen, die täglich mit dem eingesetz- ten System arbeiten, sinnvoll in den weiteren Prozess integriert werden. Die gewonnenen Daten können im Anschluss individuell und zielgerichtet analysiert werden. Die Plattform selbst bietet dazu die Möglich- keiten, die Daten in unterschiedlicher Weise zu visualisieren (siehe Bild 2, S. 23) oder sie durch einen Excel-Export umfassend zu analysieren. Die erhobenen Daten erlauben nicht nur eine Bewertung der Software selbst, sie liefern u. a. auch Ansatzpunkte für Verbesserungen in der Bild 1 Vorgehensweise beim ERP-Audit Ihr Kontakt am FIR Dipl. Wirtsch.-Ing. Christoph Meier