UdZ 1-2013

65 Unternehmen der Zukunft 1/2013 UdZ Bild 2: 3PhasenKonzept als Garant für erfolgreiche ERP-Auswahlprojekte und zusammen mit dem Projektteam und den Bereichs-/Abteilungsverantwortlichen model- liert. Auf Basis der erstellten Dokumentation der Ist-Prozesse des Untersuchungsbereichs wurden den einzelnen Prozessschritten die erforderlichen Eingangs- und Ausgangsinformationen zuge- fügt sowie Optimierungspotentiale identifiziert. Darüber hinaus ermöglichte die vorgelagerte Prozessanalyse dem im Nachgang zum Projekt ausgewählten IT-Anbieter Lawson einen zü- gigeren Einstieg in das Implementierungsprojekt und schaffte schnell Transparenz und ein ge- meinsames Prozessverständnis. Im nächsten Schritt wurden neue Prozess- und IT-Strukturen konzeptioniert, die bei der konkreten Einführung des neuen ERP-Systems berücksichtigt werden sollten. Damit konnte die Übernahme ineffizienter Prozess- und IT-Strukturen in das neue System vermieden werden. Vorauswahlphase Die Vorauswahlphase baut sukzessiv auf der Analysephase auf und verwendet die Ergebnisse als Grundlage für die weiteren Schritte der Auswahl. Vor der Ausschreibung wurden die Anforderungen an das neue IT-System auf Basis von mehr als 2 500 Standardfunktionsmerkmalen zzgl. der Orthomol -spezifischen Anforderungen dokumentiert. Das Lastenheft bildete anschließend die Grundlage für die Ausschreibung, an der zehn verschiedene Anbieter mit einem entsprechenden Branchentemplate für die Nahrungsmittelbranche teilgenommen haben. Die Anbieter wurden u. a. anhand des Abgleichs der zu erfüllenden Funktionalitäten sowie ihrer Referenzen und Kostenabschätzung bewertet und für die kom- menden Systempräsentationen auf vier reduziert. Endauswahlphase Im Rahmen der Systempräsentationen wurden die vier zuvor ausgewählten IT-Anbieter anhand standardisierter Testunterlagen in zweitägigen Workshops einer intensiven Analyse unterzo- gen. Dabei wurden die favorisierten Systeme auf ihre Eignung zur Abbildung der konkreten Unternehmensprozesse und -besonderheiten überprüft und vor Ort bei Orthomol getestet. Die Testunterlagen bauten auf dem zuvor erstellten Lastenheft auf und enthielten neben einleitenden Informationen zum Gesamtprojekt und einem Auszug auf dem Lastenheft auch die zuvor konzipierten Soll-Prozesse sowie Testdaten des Kunden. Die Nutzung von Orthomol -Testdaten zur Durchführung der Systempräsentationen hatte den Vorteil, dass der Leistungsumfang des ERP-Systems für das Projektteam leichter nachvollziehbar war und das Verständnis für das neue ERP-System gesteigert werden konnte. Bei der Erstellung der Testfahrpläne wurde darauf geachtet, dass jeder ERP-Hersteller die gleichen Inhalte, basierend auf dem Lastenheft, präsentiert, um eine spätere Vergleichbarkeit der demons- trierten Funktionalitäten gewährleisten zu kön- nen. Im Anschluss an die Systempräsentationen wurde zusammen mit dem Projektteam eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung erarbeitet. Ziel dieser Entscheidungsvorlage war es, sich für einen ERP-Hersteller entscheiden zu können, mit dem man in die späteren Vertrags- verhandlungen übergeht. „Wir würden uns jederzeit wieder dafür entschei- den, ein neutral geführtes Auswahlprojekt für eine so komplexe Unternehmenssoftware wie ein ERP- System vorzuschalten. Diese Entscheidung hat uns bei der Schärfung unserer eigenen Anforderungen an eine neue ERP-Lösung und bei der frühzei- tigen Einbindung aller Mitarbeiter für solch ein Großprojekt sehr geholfen. Wir sind nach demGo- live und der zuvor sehr intensiven und anspruchs- vollen Einführungsphase froh, uns für das richtige ERP-System entschieden zu haben“, resümiert Dirk Klose, IT- und Projektleiter bei Orthomol . Dipl.-Wirt.-Ing. Stefan Kompa, M.Sc. (li.) FIR, Bereich Produktionsmanagement Fachgruppe Auftragsmanagement Tel.: +49 241 47705-426 E-Mail: Stefan.Kompa@fir.rwth-aachen.de Dirk Klose (re.) Orthomol pharmazeutische Vertriebs GmbH IT- und Projektleiter Tel.: +49 2173 9059-165 E-Mail: Dirk.Klose@orthomol.de Industrieprojekte – Analysieren und optimieren