UdZ 1-2013

92 Unternehmen der Zukunft 1/2013 UdZ Produktionsmanagement Whitepaper: Dokumentenmanagement – Was Sie über DMS und die richtige Auswahl wissen müssen Neue Trends auf dem DMS-Markt sowie Vorstellung von Methoden zur richtigen ECM/DMS-Auswahl Ansprechpartner Dipl.-Inform. Violett Panahabadi FIR e. V. Tel.: +49 241 47705-512 E-Mail: Violett. Panahabadi@fir.rwth - aachen.de Weiterer Ansprechpartner Dipl.-Wirt.-Ing. Volker Feist Trovarit AG Tel. :+49 241 40009-0 E-Mail: Volker.Feist@ trovarit.com Das Marktangebot an DMS (Dokumentenmanage- mentsystem)-Lösungen ist in den letzten Jahren gestiegen, wobei die Softwaresysteme in ihrem Funktionsangebot immer unübersichtlicher wer- den. Die Unternehmen, die sich in Bezug auf die Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse für den DMS-Einsatz entschieden haben, stehen daher vor der großen Herausforderung, das richtige System auf einem komplexen DMS-Markt auszuwählen. Das Thema DMS betrifft alle Betriebsfunktionen im Unternehmen, wie bei einem ERP(Enterprise- Resource-Planning)-System. Damit hat es eine „betriebsumfassende“ (daher „Enterprise“, siehe Bild 1), aber auch eine zeitliche Tragweite, da solche Systeme operativ mindestens in den nächsten fünf bis zehn Jahren genutzt werden. Ein erfolgreicher Investitionsschutz kann durch eine strukturierte Vorgehensweise bei der Auswahl des richtigen Produkts erzielt werden. Einen Überblick zum Thema DMS-Auswahl so- wie erste Hilfestellungen können Unternehmen durch die aktualisierte Version des Whitepapers „Dokumentenmanagement – Was Sie über DMS und die richtige Auswahl wissenmüssen“ erhalten, welches das FIR in Zusammenarbeit mit der Trovarit AG veröffentlicht. Hierin wird nach einer kurzen Vorstellung, sowohl der Grundlagen im DMS- Umfeld als auch der Einblicke hinsichtlich der Trends auf demMarkt, der strukturierte Beratungsansatz vom FIR , das „3PhasenKonzept“, vorgestellt. Die Projektorganisation des 3PhasenKonzepts ist modular aufgebaut und beinhaltet: • Phase 1: Analyse und Konzeption, • Phase 2: Lastenhefterstellung und Systemauswahl sowie • Phase 3: Einführung. Die jeweiligen Phasen werden umfassend erläutert und es werden erste Hilfestellungen zur richtigen DMS-Auswahl gegeben. Diese Phasen beinhalten Methoden und Analysen, die nicht nur zur Auswahl des richtigen DMS führen, sondern auch dabei hel- fen, das richtige Dokumentenmanagementkonzept für die suchende Organisationsstruktur zu finden. Es werden hierzu in den Projekten vom FIR eine umfassende Ist-Analyse der dokumentenla- stigen Prozesse der Unternehmen durchgeführt, Potenziale für den DMS-Einsatz identifiziert und ein Soll-Konzept unter Berücksichtigung des DMS-Einsatzes erstellt. ImWhitepaper wird zudem beschrieben, wie nach dem Beratungskonzept des FIR mithilfe des IT-Matchmakers ® das richtige System ausgewählt wird. Der IT-Matchmaker ® wurde von der Trovarit AG entwickelt und bietet eine umfangreiche Datenbasis über DMS-Anbieter und ihre Produkte. Durch diese Datenbasis werden Marktrecherchen sowie die Auswahl des richtigen ECM/DMS-Systems auf Basis des in Phase 2 erstellten Lastenhefts unterstützt. In diesem Zusammenhang wird beschrieben, mit welchen Verfahren das FIR eine neutrale und anbieterunabhängige Auswahl realisiert. Das Whitepaper beschreibt überdies, wie nach der Systemauswahl die Systemeinführung gestaltet wird. Hier bietet das FIR Vorgehensweisen zur Gewährleistung der optimalen DMS-Einführung, welche Schritt für Schritt geplant wird, um im anvisierten Zeitrahmen ohne Beeinflussung des Tagesgeschäfts des Unternehmens das ausgewählte DMS in die Systemlandschaft zu integrieren. ZumAbschluss werden Nutzen und Mehrwert dieser Vorgehensweise, wie das FIR sie praktiziert, aufgezählt und erläutert. Das Whitepaper erhalten Sie ab April 2013 unter: www.fir.rwth-aachen.de/publikationen Bild 1: Bedeutung von ECM/ DMS im Unternehmen – Querschnittsfunktion wie ERP