UdZ 01.21

FOCUS – BEST PRACTICES 37 / UdZ 1-2021 Systemebene. Die anderen Gestaltungsfelder wurden im Projekt dennoch mitbeachtet, um im Hinblick auf eine zu- künftige Digitalarchitektur diese Gestaltungsfelder bereits zu einem gewissen Grad vordefiniert zu haben und die notwen- digen Entscheidungen unter diesen Nebenkriterien zu fällen. Im Rahmen von Workshops wurden die relevanten Prozesse untersucht und die Business-Capabilitys, also solche Fähigkeiten, die zur Auftragsabwicklung von Bedeutung sind, identifiziert. Die Applikationen wurden anschließend diesen Capabilitys zugeordnet. NachDurchführung allerWorkshopsmit dendiversen Landes- gesellschaften, die zunächst gemeinsam vor Ort, dann je- doch nur noch virtuell stattfinden konnten, ergab sich ein Bild vollkommener Heterogenität: Fast jede Landes- gesellschaft nutzte eigene Applikationen und hatte zum Management der Teilnehmer und zur Freigabe von Kursen andere Vorgaben und Prozesse entwickelt. Es zeigte sich, wie viele verschiedene Applikationen zur Erfüllung einer soge- nannten Business-Capability über alle Ländergesellschaften eingesetzt wurden (beispielsweise wurden für den Prozess ‚Marketing‘ für die Capability ‚Budget-Management‘ über alle Länder hinweg 21 Applikationen eingesetzt). Da einzel- ne Applikationen teilweise für mehrere Prozesse und zur Erfüllung der benötigtenBusiness-Capabilitys eingesetztwur- den, ist die Gesamtzahl der Applikationen nicht die Summe aller Applikationen der einzelnen Business-Capabilitys. Anschließend wurde für jede der 53 Applikationen bewertet, wie hoch der Functional-Fit ist, also wie gut die Applikation die ihr zugeordneten Aufgaben erfüllt, und wie hoch der Technical-Fit in Bezug auf die einzelnen Capabilitys ist, also inwiefern die Applikationen den technischen Anforderungen entsprechen. Die Bewertung ergab dahingehend ein kla- res Bild, dass großes Potenzial in der Konsolidierung der Anwendung bestand und zusätzlich ein Großteil der einge- setzten Applikationen die zu bewältigenden Aufgaben der Fachbereiche nur unzureichend unterstützten. Die Bewertungen des Functional- und Technical-Fits bilde- ten die Basis für die Erarbeitung einer Roadmap. Zunächst wurde für jede eingesetzte Applikation eine Empfehlung zur weiteren Nutzung ausgesprochen. Diese Empfehlung berücksichtigte ebenfalls weitere Aspekte, beispielsweise, wie viele Capabilitys unterstützt werden, um abzuschätzen, wie geschäftskritisch eine Anwendung ist. Geschäftskritische Anwendungen wurden intensiver evaluiert als andere Applikationen. Es sollte um jeden Preis vermieden wer- den, dass eine Ländergesellschaft kurzfristig vor zusätz- liche, durch die COVID-19-Pandemie nicht handhabbare Herausforderungen gestellt würde. Die eigentliche Roadmap entstand erst, nachdem die Empfehlungen zu den einzelnen In workshops, the relevant processes were examined and the business capabilities, i.e. all capabilities relevant to order processing, were identified. The applications were then assigned to these capabilities. After all the workshops had been held with the international subsidiaries, initially held in person on site, at a later stage only remotely, a highly heterogeneous picture emerged: almost every subsidiary used its own applications and had developed different specifications and processes for managing participants and approving courses. It became apparent how many different applications were used to fulfill a specific business capability across the international subsidiaries (for example, 21 applications were used for the ‘Marketing’ process for the ‘Budget Management’ capability). Since individual applications were sometimes used for several processes as well as to provide the required business capabilities, the total number of applications used does not equal the sum of all applications for the individual business capabilities. Subsequently, the 53 applications were assessed in terms of their functional fit – i.e., how well the application fulfilled the functions assigned to it –, and in terms of their technical fit in relation to the individual capabilities – i.e., to what extent the applications met the technical requirements. The assessment revealed that great potential could be leveraged by consolidating the applications, and that a large proportion of the applications used only inadequately supported the tasks to be performed by the business units. The assessments of the functional and technical fit provided the basis for the development of a roadmap. First, for every application currently in use, a recommendation regarding its future use was given. This recommendation also took other aspects into account, such as how many capabilities the application was supporting, to evaluate how business-critical each application actually was. Business-critical applications were analyzed more intensively than other applications. Aimed at avoiding at all costs that a subsidiary would face additional challenges in the short term that would be impossible to manage due to the COVID 19 pandemic. Finally, after the recommendations on the individual applications were approved by the Steering Board, a roadmap was developed. In the roadmap, the individual recommendations were integrated to form a project plan to be implemented in multiple stages. The roadmap defined the changes in the application landscape for each stage, as the analysis of the business and functional fit made it clear, a number of software applications shoud be discontinued to use. As a result of the analysis of the business and functional fit, it was proposed