UdZ 2-2011

20 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ Informationsmanagement Strukturiertes Vorgehen garantiert den Projekterfolg bei der DMS-Auswahl Das FIR bietet Unterstützung bei Analyse, Auswahl und Einführung des passenden Dokumentenmanagementsystems Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützendokumentenzentrierteGeschäftsprozesse wie die Rechnungseingangsverarbeitung, verkürzen die Suchzeiten nach Dokumenten durch leistungsstarke Suchfunktionen, beschleunigen Abläufe durch automatisierte Workflows und sorgen für eine rechtssichere Archivierung sämtlicher Dokumente inkl. E-Mails. Der Softwaremarkt im Bereich DMS ist sehr unübersichtlich und es gibt verschiedene Produkt- und Lösungsbezeichnungen. Um sich in diesemUmfeld zu orientieren, ist eine bedarfs- und anforde- rungsbezogene Herangehensweise erfolgskritisch. Viele Unternehmen gehen nicht systematisch an ein Auswahlprojekt heran und vernachlässigen so wichtige Aspekte. Als unabhängiger sowie hersteller- und produktneutraler Auswahlspezialist, mit einer 20 jährigen Erfahrung im Bereich der Auswahl von Standardsoftware, ist das FIR der ideale Ansprechpartner für Unternehmen, um die Herausforderungen der Auswahl einer passenden DMS-Lösung zumeistern. Zur Anwendung kommt dabei das 3PhasenKonzept DMS, welches sich in vergangenen Projekten als bewährte Vorgehensweise etabliert hat und kontinuierlich weiterentwickelt wird. Auf Grundlage unternehmensindividueller Anforderungen ist es erforderlich, eine solide Basis für die Auswahl eines geeigneten DMS zu schaffen. Zu diesem Zweck hat das FIR in Form des 3PhasenKonzepts eine systematische Vorgehensweise zur Auswahl von DMS entwickelt. Das Konzept gliedert sich in die drei PhasenAnalyse, Auswahl und Einführung. Folgende Arbeitsschritte müssen innerhalb dieser Phasen bearbeitet werden: Projekteinrichtung Wie bei jedem Projekt ist es auch bei einem Softwareauswahlprojekt erforderlich, zunächst die Rahmenbedingungen und Projektstrukturen zu bestimmen. Hierzu gehören zum einen die Konkretisierungder ZielsetzungunddieAbgrenzung des Betrachtungsbereichs im Unternehmen und zum anderen die Benennung der einzelnen Projektteammitglieder und des Steuerungskreises. Darauf aufbauend wird ein Projektzeitplan mit konkreten Meilensteinen definiert. Darüber hi- naus gehört zum Projektmanagement auch die Dokumentation sämtlicher Ergebnisse. Hierdurch wird maßgeblich die Transparenz und Akzeptanz innerhalb des Projektteams, aber auch gegenüber anderenMitarbeitern des Unternehmens gefördert. Prozess- und IT-Analyse In einem zweiten Schritt erfolgt die Ist-Aufnahme, in welcher bestehende unternehmensinterne OrganisationsstrukturenundProzesse analysiertwer- den. Dabeiwerden sowohl Ablauforganisationenund Informationsflüsse untersucht als auch eine Analyse der Dokumentenklassen durchgeführt. Hierbei wer- den für jede identifizierte Dokumentenklasse (z. B. Rechnungen) diebeschreibendenMerkmaleaus Sicht der Fachbereiche definiert (z. B. Rechnungsnummer, Kostenstelle, Kreditor). Diese Informationenbilden auch dieGrundlagefürdiespätereUmsetzungineinemDMS. Prozess- und IT-Konzeption Der dritte und letzte Schritt umfasst dieModellierung der Soll-Prozesse, welche durch das DMS zu unterstützen sind. Hierbei ist es zweckmäßig, in sich geschlossene Prozessszenarien zu definieren, z. B. die elektronische Rechnungsbearbeitung. Die Dokumentation dieser Prozesse ist für die spätere Implementierung des DMS durch den Anbieter eine wichtige Information, um sich mit den Abläufen und Rahmenbedingungen vertraut zu machen. Des Weiteren sollte hier definiert werden, welche Alt-Applikationen und -hardware mit dem neu- en System abgelöst werden sollen. Oft können alte Archivierungslösungen durch das neue DMS ersetzt oder noch nicht genutzte Server- bzw. Storagekapazitäten vom neuen System ebenfalls genutzt werden. Lastenhefterstellung Zu Beginn der zweiten Phase werden im Rahmen der Systemauswahl zunächst unternehmensspe- Abbildung 1: 3Phasenkonzept im Überblick