UdZ 2-2011

21 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ zifische und detaillierte Anforderungen an das DMS formuliert sowie gewichtet und in Form eines Lastenheftes dokumentiert. Hierbei kommen vom FIR entwickelte Lastenheftvorlagen zum Einsatz, welchediemeisten FunktioneneinesDMSbeinhalten und so mit geringem Aufwand auf die konkreten Anforderungen des Kunden hin konfiguriert werden können. Auf diese Weise wird die Aufnahme der Anforderungendeutlichbeschleunigt undder Kunde erlangt die Gewissheit, keine relevanten Aspekte zu vernachlässigen. Ausschreibung Auf Basis des erarbeiteten Lastenheftes und der IT-Plattform „IT-Matchmaker“ der Trovarit AG (eines sogenannten Spin-offs des FIR) können die Anforderungen mit angebotenen Lösungen am Markt verglichen werden. So kann der Kreis potenziell geeigneter Anbieter und Lösungen auf eine zweckmäßige und überschaubare Anzahl reduziert werden. Dieser reduzierte Anbieterkreis wird dann in die Ausschreibungsphase einbe- zogen. Hierbei müssen die Anbieter Stellung zu den geforderten Funktionalitäten nehmen, eine erste Kostenabschätzung abgeben und kon- krete Referenzen benennen. Die Auswertung der Angebote erfolgt auf Basis standardisierter Tools und wird ebenfalls durch den IT-Matchmaker technisch unterstützt. Systempräsentationen Nachder Auswertungder eingegangenenAngebote werden die drei am besten geeigneten Anbieter zu einer moderierten Systempräsentation ein- geladen. Im Vorfeld werden hierfür einheitliche Demonstrationsfahrpläne entwickelt, die konkrete Anforderungen des Kunden beschreiben und die Präsentationen vergleichbar machen. Auf diese Anforderungen muss der jeweilige Anbieter bei der Systempräsentation eingehen und die konkrete Umsetzung in seinemSystemvorführen. Mitarbeiter des Kunden haben die Möglichkeit, die Umsetzung einzelner Anforderungen anhand des Fahrplans zu bewerten. Auf Basis dieser Bewertungen und der Angaben aus der Ausschreibung sollten nun die ein bis zwei Favoritensysteme identifiziert werden können. Vertragsverhandlungen Die letzte Phase, die Einführung, startetmitmoderier- ten Vertragsverhandlungen zwischen Kunden und Anbietern. Grundlage für die Vertragsentwürfe stel- lenwiederumdie Lastenhefte dar. DieAnbietermüs- sen einen unterschriftsreifen Vertrag vorlegen, der inhaltlichgeprüftwerden kann. TypischeAspekte der Vertragsverhandlung sind Lizenz- und Preismodelle, die Definition konkreter Abnahmekriterien sowie Rücktrittsregelungen. Durch die Begleitung der Vertragsverhandlungen soll sichergestellt werden, dass der Kunde über eine belastbare Grundlage ge- genüber demAnbieter verfügt und das Risiko durch eindeutige Regelungen begrenzt wird. Prozessoptimierung In der Prozessoptimierung werden die Maßnahmen geplant und durchgeführt, diewährend der Prozess- und IT-Konzeption abgeleitet worden sind und noch vor Einführung des neuen Systems umgesetzt werden müssen. Somit ist gewährleistet, dass das neue System auf den optimierten Strukturen im Unternehmen aufsetzen kann. Implementierungsbegleitung Der dritte und letzte Schritt umfasst die Begleitung in der Implementierungsphase. Dabei unterstützt das FIR als neutraler Projektcoach die Planung und Umsetzung des Implementierungsprojekts und die Überwachung der Kundeninteressen. Gerade die Implementierung ist bei Softwareauswahlprojekten oft kritisch. Das FIR kann diesen Prozess moderieren und durch ein stringentes Projektmanagement zum Gesamterfolg des Projekts beitragen. Fazit Das 3PhasenKonzept hat sich mittlerweile in vielen Projekten als geeignete Vorgehensweise zur Auswahl von DMS bewährt. Dabei können die einzelnen Arbeitsschritte auf die jeweiligen Bedürfnisse der Kunden angepasst werden und ermöglichen so eine effiziente und zielgerich- tete Projektdurchführung. Gerade die struktu- rierte Vorgehensweise und Auseinandersetzung mit den konkreten Anforderungen wird aus Kundensicht immer wieder als großer Mehr- wert hervorgehoben. Dipl.-Kfm. Eric Naß (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Leiter Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-514 E-Mail: Eric.Nass@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Inform. Marcel Scheibmayer (re.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-513 E-Mail: Marcel.Scheibmayer@fir.rwth-aachen.de Analysieren und Optimieren