UdZ 2-2011

22 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ Informationsmanagement Dokumentenmanagement auf dem Prüfstand Potenzialanalyse des Einsatzes eines Dokumentenmanagement- systems (DMS) bei der Zentis GmbH & Co. KG Der effiziente Umgang mit Dokumenten spielt eine immer wichtigere Rolle. Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, das Management von Dokumenten mit ge- eigneten Softwarelösungen zu unterstützen. Wie bei jedem Investitionsvorhaben muss jedoch zunächst die Wirtschaftlichkeit eines solchen Vorhabens bewertet werden. Hierbei unterstützt das FIR durch die neutrale Identifikation von Potenzialen und Kosten. Es wird ein prozessorientierter Ansatz verfolgt, der quantitative und qualitative Nutzenfaktoren ein- zelnen Prozessen zuordenbar macht. Durch die Marktkenntnisse können diesen Potenzialen durchschnittliche Investitionskosten gegenübergestellt werden. Nur wenn die Potenziale überwiegen und ein positiver ROI zu vermuten ist, sollte ein DMS beschafft werden. Das FIR hat Zentis bei der Analyse der Potenziale eines DMS-Einsatzes und der anschließenden Wirtschaftlichkeitsberechnung unterstützt. Ausgangssituation Die Zentis GmbH & CO. KG mit Hauptsitz i n Aa chen konzen t r i e r t s i ch au f d i e Herstellung eines breiten Sortiments von Qualitätskonfitüren und süßen Cremes für den Endverbraucher, Fruchtzubereitungen für die Milch- und Backwarenindustrie so- wie Süßwarenprodukten und hochwertigen Marzipan- und Schokoladenerzeugnissen. Zentis beschäftigt weltweit rund 1.800 Mitarbeiter an sechs Standorten. In nahezu sämtlichen Unternehmensbereichen fallen täglich eine große Anzahl an elektronischen und papierbasierten Dokumenten an, z. B. E-Mails, Kundenkorrespondenz und Rechnungen. Die Verwaltung dieser Dokumente stellte Zentis zuletzt vor große Herausforderungen. Zum einen war ein stetiger Anstieg des Speicherbedarfs zu verzeichnen; dem durch den Einsatz speicher- platzreduzierender Storage-Systeme begegnet wurde. Zum anderen führt die Verwaltung elek- tronischer Dokumente in File-Server-Strukturen zu Ineffizienzen in den Prozessabläufen. Das Auffinden von Dokumenten verursacht einen nicht unerheblichen Zeitaufwand und eine um- fassende Auskunftsfähigkeit ist z. B. durch das Vorhalten von E-Mails in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter nicht immer gewährleistet. Zudem sind einige Prozesse noch zu einem hohen Anteil papierbasiert, weil beispielsweise Unterschriften für interne Freigaben benötigt werden. Generell ist die Unterstützung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen nicht optimal durch die vor- handene IT umgesetzt. Projektziele Das Ziel des Projekts bestand in der Bewertung des Einsatzes eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in ausgewählten Fachbereichen von Zentis, um das dokumentenbasierte Arbeiten zu erleich- tern. Hierzu sollten Potenziale identifiziert und be- wertet werden, um diese dann den geschätzten Investitionskosten für ein solches Softwaresystem gegenüberzustellen. Ein weiteres Ziel bestand in der Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Thema Dokumentenmanagement und der gemeinsamen Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen. Vorgehensweise und Ergebnisse Zur Bewertung der Potenziale des Einsatzes eines DMS wurden folgende Schritte durchgeführt: • Prozess- und Dokumentenanalyse • Potenzialanalyse (Organisations- und IT- Potenziale) • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines mög- lichen DMS-Einsatzes für die betrachteten Organisationsbereiche Die Prozessanalyse wurde in Form vonWorkshops mit Mitarbeitern aus den Fachbereichen Vertrieb, Foto: © Zentis GmbH & Co. KG