UdZ 2-2011

23 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ Analysieren und Optimieren Rechnungswesen, Entwicklung und der Revision durchgeführt. Neben den Prozessen wurden vor allem auch unterstützende IT-Systeme und die zugehörigen Dokumentenarten analysiert. Darüber hinaus wurden auch Angaben über die Häufigkeit der Prozessdurchführung und die Anzahl der verbundenen Dokumente aufgenom- men, um ein erstes Mengengerüst für das Thema Dokumentenmanagement bei Zentis zu erhalten. Im zweiten Schritt wurden Schwachstellen ermittelt, die im Zusammenhang mit der täg- lichen Arbeit mit Dokumenten bestehen. Diese ergaben sich aus den Bereichen des personellen Aufwands für die Suche und Zusammenstellung von Dokumenten oder aus vermeidbaren Medienbrüchen. Auf Basis dieser Ergebnisse konnten erste Potenziale abgeleitet werden, die sich aus der Eliminierung der Schwachstellen durch den Einsatz eines DMS ergeben. Zusätzlich wurden Verbesserungsvorschläge der Mit- arbeiter dokumentiert. Die identifizierten Potenziale wurden, wenn mög- lich, monetär bewertet. Rein qualitative Potenziale wurden ausführlich beschrieben und hinsichtlich ihrer Relevanz eingeschätzt. Die abschließende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erfolgte durch die Gegenüberstellung der Ist-Situation bei Zentis mit einer Soll-Situation, die den Einsatz eines DMS beinhaltet [1]. Hierdurch konnten die Potenziale den Kosten gegenübergestellt werden, die sich aus den einmaligen Investitionskosten (Softwarelizenzen und Dienstleistungsaufwand) und den laufenden Softwarewartungsge- bühren ergeben. Als Ergebnis wurde Zentis eine Entscheidungs- vorlage überreicht, mit deren Hilfe ein DMS- Projekt objektiv und auf Basis kaufmännischer Regeln bewertet werden konnte. Weitere Schritte Nachdem die Potenzialbewertung zeigte, dass durch die Einführung eines DMS bei Zentis von einer erheblichen Verbesserung der Effizienz dokumentenbezogener Prozesse ausgegangen werden kann, unterstüt z t das FIR Zentis zurzeit bei der Auswahl eines geeigneten DMS. Hierbei wird anhand des 3PhasenKonzepts DMS des FIR vorgegangen. Nach der erfolgten Anforderungsdefinition und Ausschreibungsphase wurden mittlerweile auch sämtliche Systempräsentationen durchge- führt, sodass die Auswahlentscheidung kurz bevorsteht. Die Implementierung der ausge- wählten Lösung soll im dritten Quartal 2011 starten. Das Ausrollen der Lösung in sämtlichen Bereichen bei Zentis wird voraussichtlich im Jahr 2013 erreicht sein. Literatur [1] Naß, E.: Dokumenten-Management-System aus Sicht der Rationalisierung. Schneller ROI zu erwarten. In: BIT – Magazin für Dokumenten- und Geschäftsprozesse. (2010)2, S. 65. Dipl.-Kfm. Eric Naß (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Leiter Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-514 E-Mail: Eric.Nass@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Wirt. Ing. Jonas Fluhr (mi.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-508 E-Mail: Jonas.Fluhr@fir.rwth-aachen.de Udo Hanke (re.) Zentis GmbH & Co. KG Leiter IT-Service Tel.: +49 241 4760-422 E-Mail: Udo.Hanke@Zentis.de