UdZ 2-2011

24 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ Informationsmanagement Projektorientiertes Dokumentenmanagement bei der Carpus+Partner AG Erfassung von Nutzenpotenzialen von DMS im Baugewerbe und Ableitung von Handlungsoptionen Im Projekt des FIR bei der Carpus+Partner AG wurde deutlich, dass gerade bei Ingenieurs- dienstleistungen während der bautechnischen Gesamtplanung spezielle Anforderungen an das Dokumentenmanagement vorherrschen. Das simultane Management multipler Projekte in der Generalplanung erfordert eine optimale Koordination der Informationsflüsse und die effiziente Verwaltung der anfallenden Dokumente. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten an dieser Stelle eine geeignete IT-Unterstützung. Der Einsatz von DMS muss sich jedoch an unternehmensspezifischen Anforderungen orientieren. Dazu sind eine struk- turierte Vorgehensweise der Analyse der Unternehmensprozesse und Informationsflüsse sowie eine zielgerichtete Einführung eines DMS unabdingbar. Ausgangssituation Die Carpus+Partner AG ist ein international tätiges Beratungs- und Planungsunternehmen mit über 200 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland. Als Berater, Experten und Generalplaner für komplexe Bauprojekte mit Schwerpunkt in der Werks- und Produktions- entwicklung lösen sie alle Aufgaben von der er- sten Idee bis zur Wertschöpfung der Immobilie. Spezialisten im Bereich der Prozessoptimierung und der Labor- und Medizintechnikplanung e r gänzen da s L e i s t ung s s p e k t r um de s Unternehmens. Zu ihren Kunden zählen mittelständische und global operierende Pharma- und Biotech-Unternehmen, große Krankenhäuser, Hochschulen und Unternehmen aus dem Be re i ch „Neue We r k s tof fe“. Insbesondere bei Generalplanungsprojekten entsteht eine große Anzahl von technischen (z. B. CAD-Zeichnungen) und nicht-technischen Dokumenten (z. B. Angeboten und Verträgen). Die Sicherstellung einheitlicher Planungsstände innerhalb der verschiedenen Fachbereiche so- wie mit externen Partnern, wie beispielsweise dem Bauherrn oder ausführenden Firmen und Behörden, erfordert während der gesamten Planungs- und Umsetzungsphasen einen großen Kommunikations- und Koordinationsaufwand. Bislang erfolgt die Arbeit in den Fachbereichen hauptsächlich funktionsorientiert. Dies er- möglicht Fachplanern große Freiheiten in ihrer kreativen Arbeit, birgt gleichzeitig aber das Risiko, dass der Gesamtprozess aufgrund der Notwendigkeit zahlreicher Absprachen und zu harmonisierender Planstände ins Stocken gerät. Dieser Effekt wird dadurch verstärkt, dass zur- zeit – auch aufgrund externer Anforderungen – heterogene Softwarelösungen eingesetzt und zusätzlich Informationen im Papierformat vorgehalten werden. Eine einheitliche Sicht auf die Dokumente sowie der uneingeschränkte Zugriff auf die aktuellsten Pläne und Dateien werden dadurch erschwert. Abbildung 1: Vorgehen im Projekt