UdZ 2-2011

25 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ Analysieren und Optimieren Projektziele und Schwerpunkte Um eine noch stärkere Verzahnung der Planungsaktivitäten sowie eine Harmonisierung der Softwarelösungen zu erreichen, sollten Handlungsoptionen erarbeitet und bewertet wer- den. Das größte Potenzial wurde inder Verbesserung des projektbezogenen Dokumentenmanagements vermutet, das in den Fokus der Analyse rückte (siehe Abbildung 1, S. 24). Durch die bewer- teten Handlungsoptionen sollte eine nachhaltige Entwicklung zu noch höherer Wirtschaftlichkeit im bekannten Projektspannungsfeld von Zeit, Qualität und Kosten eingeleitet werden. „Besonders wichtig ist uns in dieser Situation, dass der Informations- und Dokumentenfluss sowohl unternehmensintern als auch mit externen Partnern noch effizienter gestaltet werden kann“, so Michael Weise, Projekt- und Prozessmanager der Carpus+Partner AG . Als weitere Einflussgrößen sollten daher vorhandene Prozesse, Softwarelösungen und Dokumententypen in die Erarbeitung und Bewertung der Handlungsoptionen einfließen. Die besonders offene Unternehmenskultur und -struk- tur sowie das spezifische Produktportfolio waren darüber hinaus als wichtige Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Vorgehensweise und Ergebnisse Um die gesetzten Ziele zu erreichen, wurden die folgenden drei Phasen in Workshops mit den Mitarbeitern aller Fachbereiche der Reihe nach durchlaufen (siehe Abbildung 2): • Prozessanalyse • Anforderungsanalyse • Handlungsoptionen Während der Prozessanalyse wurde zuerst eine Prozesslandkarte der Aktivitäten in Leistungsphase fünf der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) aufgenommen. Besonders heraus- fordernde Prozesse wurden anschließend detailliert ausgearbeitet, insbesondere mit dem Fokus auf dabei verwendete IT-Systeme und Dokumenttypen. Aus denDetailprozessen konnten nun in der zweiten Phase organisatorische sowie funktionale und nicht- funktionaleAnforderungen anden IT-System-Einsatz abgeleitet werden. „Die strukturierte Ableitung von Anforderungen an IT-Systeme war uns als IT- Dienstleister eine große Hilfe, um unser Angebot weiter zu verbessern“, sagt Hagen Schmidt-Bleker, Geschäftsführer der formitas GmbH, dem firmen- eigenen IT-Dienstleister der Carpus+Partner AG . Um die Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen, wurden Maßnahmen formuliert und bezüglich ihrer Wirkung als auch ihres Aufwands bewertet. Die zu Szenarien gebündelten Maßnahmen waren solide Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen zur Verbesserung des projektorientierten Abbildung 2: Ordnungsrahmen für die Analyse Dipl.-Wirt. Ing. Jonas Fluhr (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-508 E-Mail: Jonas.Fluhr@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Inform. Marcel Scheibmayer (mi.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-513 E-Mail: Marcel.Scheibmayer@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Kfm. (FH) Michael Weise (re.) Carpus+Partner AG Prozessmanager E-Mail: Michael.Weise@carpus.de Arbeitens mit der Dokumentenvielzahl und -vielfalt bei Carpus+Partner. Fazit Während der Projektdurchführung hat sich ge- zeigt, dass die spezifischen Abhängigkeiten zwischen Dokumenten in den Planungsprozessen sehr umfangreich sind und ohne organisatorische und technische Unterstützung (z. B. durch ein DMS) nur schwer zu beherrschen sind. „Das FIR war durch die fachliche und methodische Kompetenz ein Garant für den Projekterfolg. Die Ergebnisse haben mich voll überzeugt und wir freuen uns auf die nächste Gelegenheit, mit dem FIR zusammenzuarbeiten“, konstatiert Günter Carpus, Vorstand der Carpus+Partner AG.