UdZ 2-2011

32 Unternehmen der Zukunft 2/2011 UdZ Informationsmanagement Optimale Daten – optimale Prozesse Strukturiertes Stammdatenmanagement ist Grundvoraussetzung für hohe Datenqualität und damit auch für Prozesseffizienz In der Praxis wird Stammdatenmanagement häufig als notwendiges Übel und nicht als strategischer Erfolgsfaktor wahrgenommen. Gründe dafür sind zum einen hohe Kosten und interner Aufwand, andererseits unklarer und nicht-messbarer Nutzen. Tatsächlich bieten hochwertige Stammdaten vielfältige Nutzenpotenziale über alle Bereiche eines Unternehmens entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Systematisches Stammdatenmanagement verbessert die Effizienz und Produktivität, stellt Unternehmen jedoch auch vor große Herausforderungen. Unterstützung bei der Datenanalyse, -strukturierung und -harmonisierung sowie der Organisation der Datenpflege bietet das FIR in Zusammenarbeit mit knapp:consult durch ein IT-Tool- gestütztes, vierstufiges Vorgehen. Es ist eine alltägliche Situation in vielen Unter- nehmen: Für einen Produktionsauftrag werden Sechskantschrauben nach DIN 933 benötigt. Das Lagerhaltungssystem beziffert den Bestand des Artikels „Schraube nach DIN 933“ auf null. Tatsächlich ist ein ausreichender Bestand vorhanden, vermerkt unter der Bezeichnung „SK-Schraube M8x20“. Dieser bleibt jedoch vom Konstrukteur unentdeckt – aufgrund in- konsistenter Bezeichnung. Die Konsequenzen sind weitreichend: Verzögerungen in der Produktion, Intransparenz in den Beständen und l e t z tendli ch e r höhte L age r kos ten und Kap i t a l b i ndung . Re dundanz f r e i e Da t enb e s t änd e und e i ne e i nhe i t l i che Klassifizierung der Schrauben hätten diese zu- sätzlichen Kosten verhindert. Solche und wei- tere Störungen in den Unternehmensabläufen sind klassische Folgen von unzureichendem Stammdatenmanagement. Stammdaten be- zeichnen die grundlegenden Objekte innerhalb eines Unternehmens wie Kunden, Material, Lieferanten oder Produkte - also jene Objekte, die nur einmal angelegt und selten ge- ändert werden. Status quo in Unternehmen Obwoh l Füh r ung s k r ä f t e St ammda t en - management als Er folgs fak tor erkannt haben, ist die Implementierung desselben Studien zufolge nur bei 16 Prozent der Unternehmen bereits vollzogen [1]. Gründe hierfür sind, dass Stammdatenmanagement nicht direkt wertschöpfend ist und positive Auswirkungen selten unmittelbar erkennbar sind. Die Unfähigkeit, finanzielle Vorteile exakt nachzuweisen, kombiniert mit dem Umstand, dass Datenbereinigungsprojekte häufig kostenintensiv und mit hohem inter- nen Arbeitsaufwand verbunden sind, führen dazu, dass Maßnahmen zur Verbesserung der Stammdatenqualität oft nicht umge- setzt werden. Potenziale und Aufgaben des Stammdatenmanagements Bei genauerer Betrachtung bietet konsequentes Stammdatenmanagement vielfältigeNutzenfaktoren entlang der gesamtenWertschöpfungskette, die ge- genüber demerforderlichenAufwanddeutlichüber- wiegen. Unabhängig vomAnwendungsfall ermögli- chen qualitativ hochwertige Stammdaten reibungs- lose Geschäftsprozesse und dadurch eine erhöhte Produktivität, Kosten- und Zeiteinsparungen durch Fehlerprävention. Des Weiteren helfen korrekte, vollständigeDaten bei Geschäftsentscheidungen so- wie der Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen aufgrund vonÜbersicht und Struktur in der Unternehmensführung eine erhöhte Flexibilität in denGeschäftsprozessen. Speziell imBereich Einkauf und Verkauf ergeben sich finanzielle und zeitliche Vorteiledurchoptimale PlanungderWarenbestände. Zusätzlichwerden Fehler bei Bestellungen verringert und die zügige Abwicklung von Aufträgen ge- währleistet, wodurch sich die Kundenzufriedenheit erhöht. Langfristig ist es also nicht nur weniger aufwendig, das Niveau der Datenqualität zu halten, dieNutzenfaktorenäußern sichauf lange Sicht insbe- sondere in einer Festigung des Kundenstamms und der allgemeinen Wettbewerbsposition. Herausforderungen des Stammdatenmanagements in Unternehmen Gerade die Einführung oder der Wechsel eines ERP-Systems bietet Unternehmen die Möglichkeit, ein gesundes Fundament für IT- gestützte Geschäftsprozesse zu schaffen. Dazu sind die Unterstützung des Managements so- wie die Beteiligung von der IT-Abteilung und den Fachbereichen unerlässlich. Insbesondere muss die Datenpflege in der IT-Strategie des Unternehmens verankert werden und ein Bewusstsein für die Relevanz dieses Themas ge- schaffen werden. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass das Fachwissen der verschiedenen Abteilungen – auch werksübergreifend – durch