UdZ 2-2012

41 Unternehmen der Zukunft 2/2012 UdZ Stammdatenmanagement senkt Risiken bei der ERP-Einführung 40 Prozent aller Einführungsprojekte werden durch unzureichende Datenaufbereitung gefährdet Doppelt so kritisch wie die Einhaltung des Terminplans, fünfmal kritischer als das Budget: Rückblickend bewerten Unternehmen die Rolle der Datenaufbereitung und -migration als er- folgsentscheidend für die Systemeinführung [1]. Woran liegt das? (siehe Bild 1) In der Regel sind Defizite des Altsystems Auslöser von ERP-Projekten: Ein Systemwechsel soll Abläufe vereinfachen, beschleunigen oder automatisieren helfen; Prozesse und Daten sollen integriert werden. Fast immer geht es um zuvor unzureichende Informationen. Tatsächlich sind Informationen die vermutlich wichtigste Ressource im Unternehmen. Um die positiven Effekte eines neuen ERP-Systems in Vertrieb, Engineering, Beschaffung, Produktion und Logistik auszuschöpfen, müssen alle relevanten Altdaten aus diesen Unternehmensbereichen berücksichtigt werden. Dennoch klafft in ERP-Projekten vielfach eine Lücke zwischen der funktional-technischen Implementierung und der inhaltlichen Zuarbeit der Fachbereiche. In Analyse und Design rich- tet sich die Aufmerksamkeit typischerweise auf Prozesse und User-Interfaces. Nur wenige, meist vereinfachte Stammdaten werden für Testzwecke herangezogen. Die systematische Aufbereitung und Konsolidierung aller vor- handenen Informationen wird demgegenüber vernachlässigt. Es ist bezeichnend, dass der Aufwand zur Bereitstellung umfangreicher Echtdaten oft gescheut wird. Offenbar ist es keine leichte Aufgabe, die migrationsrele- vante Auswahl von Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammsätzen im notwendigen Format zur Verfügung zu stellen. Altdaten-Migration ohne Konsolidierung birgt Risiken Eine aktuelle Studie belegt, dass die Fehlerquote in Stammdaten bei knapp 40 Prozent der befragten Unternehmen über 20 Prozent beträgt (siehe Bild 2, S. 42). Reklamationen, Missverständnisse, Rückfragen und doppelte Bestände zeugen von inhaltlichen Fehlern, Höhere Informationsqualität und die Integration von Daten gehören zu den Top 10 der Ziele für ERP-Projekte. Jedes ERP-System ist nur so gut wie seine Informationsbasis. Warum aber liegen dann gerade in diesem Bereich die größten Schwierigkeiten einer erfolgreichen Umstellung oder Einführung von ERP-Lösungen? lückenhaften Einträgen, widersprüchlichen Informationen oder Dubletten. Sie müssen rechtzeitig behoben werden, um sich nicht während der Migration zu potenzieren. Ohne eine qualitative Aufbereitung der Datenbasis ist das Ergebnis einer Systemumstellung wie ein Navigationsgerät mit veraltetem Kartenmaterial: ebenso schlecht oder sogar schlechter als das Altsystem. Die Übertragung der Altdaten in das künftige ERP-System erfolgt in der Regel kurz vor dem Go-live. Strukturelle Unterschiede und inhaltliche Defizite sind zu diesem Zeitpunkt kaum noch zu überwinden. Datenübertragung in das Zielsystem ohne Informationsverlust Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährlei- sten, müssen spätestens zum Go-live alle für die Auftragsabwicklung erforderlichen Datensätze im neuen ERP-System zur Verfügung stehen. Während Bewegungsdaten (z. B. Aufträge) einen starken Zeitbezug haben und daher nur selten migriert werden, ist die umfassende und verlustfreie Übertragung von Bestands- und Stammdaten entscheidend für die Nutzbarkeit des Systems. Insbesondere die Stammdaten, also beispielsweise Informationen zu Kunden, Artikeln, Lieferanten oder Anlagen, sind für alle Auftragsabwicklungsprozesse unverzichtbar. Drei Faktoren bestimmen den Aufwand der Datenübernahme: die Anzahl der relevanten Datenobjekte, die Verfügbarkeit der zugehö- rigen Informationen und deren datentech- nische Kompatibilität mit den Vorgaben des Zielsystems. Entsprechend erfolgt das Vorgehen in drei Phasen: Bild 1: Hauptprobleme während der Systemeinführung Industrieprojekte – Analysieren und optimieren