UdZ 2-2012

44 Unternehmen der Zukunft 2/2012 UdZ Informationsmanagement Auswahl und Einführung von DMS 3-Phasen-Konzept zur Auswahl und Einführung von DMS Motivation für ein Dokumenten- managementsystem (DMS) Ein Großteil der Daten in Firmen liegt unstruk- turiert vor. Daher wird von Mitarbeitern viel Zeit für die Suche der benötigten Information aufgewendet. Erfahrungen in DMS-Projekten in unterschiedlichen Branchen zeigen, dass alleine für die Suche von und den Zugriff auf Daten bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit verwendet wird. Ein an die Anforderungen des Unternehmens ange- passtes DMS hilft, die durch Suche und Zugriff entstehenden Kosten zu reduzieren und leistet einen Beitrag zur Qualitätssteigerung. Die Haupteinsparung erreicht man durch den Wegfall händischer Ablagen, reduzierte Suchzeiten und die Vermeidung von Fehlablagen. Somit ha- ben die Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Durch den teilweisen Wegfall von Archivräumen lassen sich Lagerkosten einsparen. Besonders die Transport- und Liegezeit kann durch die elektronische Weitergabe um 80 – 90 Prozent reduziert werden. Neben diesen quantita- tiv bewertbaren Vorteilen gibt es auch qualitative Verbesserungen. Die Kundenzufriedenheit lässt sich durch eine bessere Auskunftsfähigkeit steigern und Compliance-Anforderungen bezüglich der Archivierung lassen sich leichter einhalten. Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) liegen klar auf der Hand: Kosten können reduziert und die Qualität gesteigert werden. Das FIR unterstützt seine Kunden bei der Analyse und dem Einsatz von DMS seit mehr als 20 Jahren. Zur Auswahl und Einführung wird das 3-Phasen-Konzept genutzt, um ein DMS zu finden, das die Ansprüche vom Unternehmen am besten erfüllt. Mit der Organisationsanalyse werden die Anforderungen an das DMS er- mittelt. In der zweiten Phase wird ein passendes System ausgewählt. Der letzte Schritt ist die Einrichtung und Einführung beim Kunden. Potenzialanalyse Die Einführung von DMS kann als klas- sische Investition betrachtet werden. Mit der Potenzialanalyse lässt sich ermitteln, ob die Investition für das Unternehmen rentabel ist. Dabei werden die Nutzenpotenziale und Kostentreiber betrachtet und anhand von Berechnungsvorschriften bewertet. Basierend auf der Potenzialanalyse lässt sich eine objektive Entscheidung treffen, ob die Einführung eines DMS für das Unternehmen eine lohnenswerte Investition ist. Das 3-Phasen-Konzept DMS Die Auswahl und Einführung eines DMS kann nach dem3-Phasen-Konzept DMS erfolgen. Dabei besteht jede der drei Phasen aus drei Schritten. In der Analysephase werden der Projektrahmen festgelegt, Ist-Prozesse analysiert und Soll-Prozesse konzipiert. Basierend auf dem Ergebnis wird in der Auswahlphase ein Lastenheft erstellt, eine Ausschreibung mit einer Auswahl von Anbietern durchgeführt und nach einer Präsentation der besten Systeme für ein spezielles DMS eine Entscheidung gefällt. Das FIR begleitet in der letzten Phase die Vertragsverhandlungen für das ausgewählte System, sorgt für notwendige Bild 1: Funktionen eines Dokumentenmanagement- systems (Quelle: Eigene Darstellung, in Anlehnung an G ötzer et al.; „Dokumenten-Management, Informationen im Unter- nehmen effizient nutzen“)