UdZ 2-2012

45 Unternehmen der Zukunft 2/2012 UdZ Industrieprojekte – Analysieren und optimieren Anpassungen und begleitet die Einrichtung des DMS. Phase 1: Die Organisationsanalyse In der ersten Phase wird der Status quo analy- siert und der gewünschte Status entwickelt. Um eine strukturierte Arbeitsweise zu fördern, wird als erstes die Rahmenbedingung festgelegt. Gemeinsam wird die Zielsetzung formuliert, grenzt den Untersuchungsbereich ab, bildet ein Projektteam und stellt den Projektplan auf. Im nächsten Schritt wird der Ist-Prozess un- tersucht. Dafür bieten sich unterschiedliche Methoden an. Mit Fragebögen wird eine große Anzahl von Mitarbeitern erreicht und ein breiter Input erzielt. Workshops bieten sich an, um die Prozesse detaillierter zu analysieren und durch Nachfragen ein gutes Verständnis von den Abläufen zu erhalten. Dabei werden die Prozesslandschaft, die Dokumentenflüsse und das bestehende IT-System betrachtet. Mit den Erkenntnissen über den Ist-Prozess wird der Soll-Prozess entwickelt. Die vorgeschlagenen Maßnahmenwerden bewertet in Bezug auf Nutzen und Kosten bzw. Umsetzbarkeit. Das Ergebnis ist eine Definition der zukünftigen Prozesslandschaft, der IT-Unterstützung und der Informationsflüsse. Phase 2: Die Auswahl In der zweiten Phase wird das DMS ausgewählt, das die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt. Dafür wird ein Lastenheft erstellt, dessen Vorlage sich an den Funktionen eines DMS orientiert (siehe Bild 1, S. 44). Es wird durch unter- nehmensspezifische Zusatzanforderungen ergänzt. Mit den gewichteten Anforderungen aus dem Lastenheft wird eine erste Vorauswahl bei den DMS-Anbietern vorgenommen. Auf Grundlage dessen erfolgt eine Ausschreibung und anschlie- ßende Bewertung der Angebote. DiezweibisdreibestenAnbieterwerdenzueinervom FIR moderierten Vorstellung ihrer Systeme eingela- den. DafürwirdeinPräsentationsfahrplanerstellt, da- mit alle Anbieter das gleiche und ein für den Kunden relevantes Szenario vorführen. Das ermöglicht ein objektives Vergleichen der unterschiedlichen Systeme und reduziert die Anbieterzahl. Phase 3: Die Einführung Die Einführung begleitet das FIR bis zum erfolg- reichen Einsatz des Systems. Dabei ist der erste Schritt das Prüfen der Angebote, Lizenz-, Dienst- leistungs- und Wartungsverträge. Im Anschluss daran beginnen die vom FIR moderierten Vertrags- verhandlungen. Im Vertrag werden festgehalten: • Regelung, wie die Abnahme des vorab spe- zifizierten Werkes erfolgt • Beschreibung der Vorgehensweise für Vertragsänderungen (sogenannte Change- Request-Verfahren) • Projektmanagement und -dokumentation • Preise und Konditionen etc. Der zweite Schritt ist die Implementierungs- konzeption mit der Priorisierung und zeitlichen Synchronisation der Maßnahmenumsetzung. Für das Umsetzen der Maßnahmen werden die vorhandenen Kapazitäten berücksichtigt unter Betrachtung des Verhältnisses zwischen Nutzen und Aufwand der einzelnen Optionen. Der finale Schritt ist die Implementierungs- begleitung. Auf Basis des Lastenhefts wird das Pflichtenheft mit allen Beteiligten erstellt. Dabei werden die Anforderungen konkretisiert, strukturiert, eindeutig und gut verständlich dokumentiert. Das FIR begleitet die Einführung des neuen Systems als neutrale externe Instanz und über- wacht und bewertet den Fortschritt des Projekts mittels standardisierter Projektmanagement- Tools. Zusätzlich unterstützt das FIR die Überführung der Soll-Prozesse in ablauffähige Workflows, Einführung von Pilotprozessen und Mitarbeiterschulungen. Fazit DMS bietet viele Vorteile für Unternehmen aus allen Branchen. Bei der Auswahl und Einführung von DMS sind zahlreiche Herausforderungen zu überwinden, damit sich die Investition lohnt. Mit der Potenzialanalyse werden die Nutzenpotenziale aufgedeckt und das 3-Phasen-Konzept hilft bei Einführung eines passenden Systems. Dipl.-Inform.Wirt Jonas Fluhr (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-508 E-Mail: Jonas.Fluhr@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Inform. Violett Panahabadi (re.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-512 E-Mail: Violett.Panahabadi@fir.rwth-aachen.de