UdZ 2-2012

46 Unternehmen der Zukunft 2/2012 UdZ Informationsmanagement Ein Dokumentenmanagementsystem erfolgreich auswählen Mit dem 3-Phasen-Konzept zur passenden DMS-Lösung bei der Zentis GmbH & Co. KG Ausgangssituation Die Zentis GmbH& Co. KG mit Hauptsitz in Aachen konzentriert sich auf die Herstellung eines breiten Sortiments von Qualitätskonfitüren und süßen Cremes für Endverbraucher, Fruchtzubereitungen für die Milch- und Backwarenindustrie sowie Süß- warenprodukten und hochwertigenMarzipan- und Schokoladenerzeugnissen. Zentis beschäftigt welt- weit rund 1 800 Mitarbeiter an sechs Standorten. In nahezu sämtlichen Unternehmensbereichen fällt täglich eine große Anzahl an elektronischen und papierbasierten Dokumenten an, z. B. E-Mails, Kundenkorrespondenz und Rechnungen. Die Verwaltung dieser Dokumente stellte Zentis zuletzt vor große Herausforderungen, da zum einen ein stetiger Anstieg des Speicherbedarfs zu verzeich- nen war und zum anderen die Verwaltung elek- tronischer Dokumente in File-Server-Strukturen zu Ineffizienzen in den Prozessabläufen führte. Weitere Probleme traten durch das Vorhalten von E-Mails in persönlichen Ordnern sowie durch den Zeitaufwand von papierbasierten Prozessen auf. Insgesamt wurden die dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse zu wenig von der vorhandenen IT unterstützt. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erfreuen sich bei Unternehmen immer größerer Beliebtheit, um einen effizienten Umgang mit Dokumenten zu erreichen. DMS sind IT- Lösungen, die eine stärkere Automatisierung bei der Erfassung, Klassifizierung, Bearbeitung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten ermöglichen. Auch die Zentis GmbH & Co. KG hat sich für die Implementierung eines DMS entschieden und dabei das FIR zur Unterstützung herangezogen. In demDMS-Auswahl-Projekt orientiert man sich am3-Phasen-Konzept des FIR . Das 3-Phasen-Konzept DMS Das 3-Phasen-Konzept des FIR unterstützt Unter- nehmen bei der Auswahl eines geeigneten DMS sowie bei der anschließenden Implementierung. Bei der Zentis GmbH & Co. KG wurde das 3-Phasen- Konzept zur DMS-Auswahl wie folgt durchlaufen: Phase 1: Die Organisationsanalyse Mit der Analysephase wurde die Basis für die DMS- Auswahl bei der Zentis geschaffen. Dabei wurden folgende Schritte durchlaufen: • Prozess- und Dokumentenanalyse • Potenzialanalyse (Organisations- und IT- Potenziale) • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines mög- lichen DMS-Einsatzes Die Prozess- und Dokumentenanalysewurde durch- geführt, um einen Überblick über die bei Zentis be- troffenen Geschäftsprozesse zu erhalten sowie die Anzahl und die Art der mit den Geschäftsprozessen verbundenen Dokumente festzustellen. Mit der Potenzialanalyse stellte man Schwachstellen hinsichtlich des Dokumentenmanagements bei Zentis fest und leitete Potenziale für den Einsatz eines DMS ab. Schwachstellen ergaben sich zum Beispiel beim personellen Aufwand für die Suche und Zusammenstellung von Dokumenten oder bei vermeidbaren Medienbrüchen. Im letzten Schritt wurden die Potenziale den Kosten einer DMS-Einführung gegenüberge- stellt und der Geschäftsführung von Zentis eine Entscheidungsvorlage zur Implementierung eines DMS vorgelegt. Es wurde festgestellt, dass durch die Einführung eines DMS bei Zentis von einer wesentlichen Verbesserung der Effizienz dokumen- tenbezogener Prozesse ausgegangenwerden kann. Phase 2: Die Auswahl Die Auswahlphase (siehe Bild 1, S. 48) diente dazu, aus einer Vielzahl von DMS den passenden Anbieter für die Bedürfnisse von Zentis auszuwäh- len. In Deutschland gibt es über 100 Anbieter von DMS-Lösungen, wobei der Markt unübersichtlich ist und sich die Funktionen z. T. deutlich von- einander unterscheiden. Zu Beginn wurde in ver- Bild 1: Zentis -Produktion Bild: © Zentis GmbH & Co. KG