UdZ 2-2012

47 Unternehmen der Zukunft 2/2012 UdZ Industrieprojekte – Analysieren und optimieren schiedenen Workshops mit Vertretern aus IT und der Fachabteilung ein umfangreiches Lastenheft mit funktionalenundnicht-funktionalenAnforderungen an ein DMS erstellt. Die Anforderungen wurden dabei in „kritische Merkmale“, denen die neue Software-Lösung unbedingt gerecht werden muss- te, und „optionale Merkmale“ aufgeteilt. Auf Basis des erarbeiteten Lastenheftes und der IT-Plattform „IT-Matchmaker“ der Trovarit AG , eines Spin-offs des FI R, konnten die Anforderungen mit den Leistungen der angebotenen DMS-Lösungen am Markt verglichenwerden. Ergebniswar ein„TOP-20- Report“, der die 20 bestgeeigneten DMS für Zentis beinhaltete. Nach einer Konsolidierungder Bewerber mithilfe eines projektinternen Workshops wurden schließlich elf Angebote eingeholt. Diese Angebote wurden anhand von vier Kriterien bewertet und in ein Scoring überführt: Das erste Kriterium war die Funktionserfüllung. Hierbei wurde analysiert, ob die im Lastenheft genannten Anforderungen von der jeweiligen Lösung als Standard verfügbar, durch kleine oder großeAnpassungen realisierbar oder gar nicht zu implementieren sind. Als zweites Kriterium diente der Erfüllungsgrad von Zusatzfragen, die nicht im standardisierten Lastenheft abgedeckt waren. Die Referenzen der Unternehmen, die an der Größe, der Anzahl der Standorte sowie dem Branchenfokus der jeweiligen Kunden bemessen wurden, gingen als drittes Kriterium in das Scoring ein. Das letzte Kriterium stellte die zu erwartenden Einführungs- und Lizenzkosten dar, wobei ein dreijähriger Kalkulationszeitraum angenommen wurde. Mittels einer Gewichtung der oben ge- nannten Kriterien wurde eine Rangfolge erstellt und die sechs besten DMS-Anbieter wurden zu Systemtests eingeladen. In den Systemtests stellte jeder der Anbieter sein SystemdemKernprojektteam und einem erweiterten Mitarbeiterkreis aus dem Bereich IT/EDV vor. Hierbei wurden einheitliche Demonstrationsfahrpläne durchlaufen, die konkrete Anforderungen von Zentis beschrieben und die Präsentationen vergleichbar machen sollten. Auf diese Anforderungenmusste der jeweilige Anbieter bei der Systempräsentation eingehen und die konkrete Umsetzung in seinem System vorstellen. Schwerpunkt bei der Bewertung der vorgestellten Systeme waren vor allem die Systemintegration, die Datensicherheit, die Hardwareanforderungen, die Migration und die Datenarchivierung. Von den sechs Anbietern wurden die drei passends- ten zu einer weiteren Systemvorstellung ein- geladen, der Schwerpunkt lag diesmal auf den Grundfunktionalitäten, der Bedienbarkeit sowie den Anforderungen der Fachanwender. Ziel war es, die relevanten Fachabteilungen in der Auswahlentscheidung zu berücksichtigen und unterschiedliche Sichtweisen auf das System zu ermöglichen. Neben der Bewertung durch die Fachanwender erarbeitete das Projektteam in de- taillierterWeise die Vor- undNachteile der jeweiligen DMS-Lösung, bezogen auf die Anforderungen von Zentis. Stärker in den Fokus rückten nun auch die Kosten für die dreijährige Betriebslaufzeit. Um Zentis ein attraktives Ergebnis präsentieren zu können, wurden mit den verbliebenen Anbietern weitere Vertragsverhandlungen bezüglich der bereits abge- gebenen Kostenabschätzungen geführt. Auf Basis dieser Ergebnisse konnte einPreis-Leistungsverhältnis ermittelt werden und eine DMS-Lösung ausge- sucht werden, die zu den Anforderungen und den Kostenvorstellungen von Zentis passt. Phase 3: Implementierung Der dritte Schritt des 3-Phasen-Konzepts, die Implementierung, wird zurzeit bei Zentis durchlau- fen. Hierbei wird zunächst eine Pilotphase durch- geführt, in der alle relevanten Anforderungen in ihrer grundlegenden Funktionalität auf einem installierten Testsystem umfangreich innerhalb der EDV-Abteilung geprüft und nochmals gegen die im Lastenheft beschriebenenAnforderungen von Zentis gespiegelt werden, um im Anschluss, nach erfolg- reicher Abnahme des Piloten,mit einemstabilenRoll- out auf alle Fachabteilungen beginnen zu können. Dipl.-Wi.-Ing. Jan Henrik Dornberg (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-515 E-Mail: JanHenrik.Dornberg@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Kfm. Eric Naß (2. v. li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Wissenschaftlicher Mitarbeiter bis April 2012 Udo Hanke ( 2. v. re.) Zentis GmbH & Co. KG Leiter IT-Service Tel.: +49 241 4760-422 E-Mail: Udo.Hanke@Zentis.de Christoph Lierenfeld (re.) FIR, Bereich Informationsmanagement Studentische Hilfskraft