UdZ 2-2013

41 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ FIR-Forschungsprojekte uSelectDMS: Optimierung des Auswahlprozesses von Dokumentenmanagementsystemen in KMU durch die Entwicklung und Integration von Usability-Kriterien Usability in den Software-Auswahlprozess von Dokumenten- managementsystemen integrieren Projekttitel uSelectDMS Projekt-/ Forschungsträger BMWi Förderkennzeichen 01MU12020 Projektpartner Lehrstuhl und Institut für Arbeitswissenschaft (IAW) der RWTH Aachen; Trovarit AG; Ceyoniq Technology GmbH; Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) e. V. Ansprechpartner Dipl.-Wi.-Ing. Jan Henrik Dornberg Internet www.uselect-dms.de Veranstaltung im Rahmen des Projekts VDMA-Arbeitskreis alle 3 – 6 Monate Dokumentenmanagementsysteme (DMS) gewinnen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zunehmend an Bedeutung, da sie die Potenziale und Chancen hinsichtlich der schnelleren und effizienteren Abwicklung von Geschäftsprozessen durch Papierreduzierung versprechen. Da es heutzutage weit über 100 verschiedene Dokumentenmanagementsysteme amMarkt gibt, ist es erforderlich, einen strukturierten Auswahlprozess durchzuführen, welcher Unternehmen bei der Entscheidung für ein geeignetes DMS unterstützt. In diesem Auswahlprozess werden allerdings verschiedene DMS aktuell weitgehend auf Basis funktioneller Anforderungen selektiert, sodass der Aspekt der Usability im Auswahlprozess momentan stark vernachlässigt wird. Dies liegt u. a. daran, dass bis jetzt noch keine objektiven Kriterien definiert sind, anhand welcher die Benutzerfreundlichkeit oder Bedienbarkeit eines DMS messbar gemacht werden könnte. In dem Projekt „uSelectDMS“ wird nach Möglichkeiten geforscht, um Usability messbar zu machen und systematisch in den Auswahlprozess von DMS zu integrieren. Ausgangssituation und Problemstellung Dokumentenmanagementsysteme helfen dem Benutzer bei der Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen hinsichtlich Klassifizierung, Bearbeitung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten [1]. Die erfolg- reiche Implementierung eines DMS kann zu nachhaltigen Kostenersparnissen, Optimierung von Prozessen und höherer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit führen [2]. Die Forschung hat sich bereits in den letzten Dekaden mit dem Thema „Dokumentenmanagement“ und „DMS“ beschäftigt, allerdings beschränkte sich jene auf die funktionellen Aspekte von DMS und vernachlässigte dabei die Aspekte der Usability 1 [3]. Dies liegt daran, dass es sehr schwer ist, Anforderungen für Usability abzuleiten, welche dann objektiv gemessen und bewertet werden können [5]. Dennoch wird Usability immer wichtiger [5; 6; 7], insbesonde- re bei der Entwicklung von DMS. Das Problem jedoch besteht darin, dass die entsprechende Bedienbarkeit bzw. Benutzerfreundlichkeit einer Software häufig erst dann von den Akteuren als „gut“ oder „schlecht“ bewertet werden kann, wenn diese bereits im Unternehmen implemen- tiert ist und von den Benutzern verwendet wird. Dies ist jedoch für die Entscheidungsfindung ein zu später Zeitpunkt, da ein sich als be- nutzerunfreundlich erwiesenes DMS kaum noch Akzeptanz finden dürfte und zudem bei diesem Vorgehen eine Fehlinvestition des agierenden KMUs nicht mehr zu verhindern wäre. Aus diesem Grunde wird im Projekt uSelectDMS nach Möglichkeiten geforscht, um Usability allgemein messbar zu machen und Kriterien zu entwickeln, die zu Beginn des Auswahlprozesses berücksichtigt werden kön- nen. Dies bietet die Möglichkeit, Systeme mit nicht angemessener Usability schon zu Beginn des Auswahlprozesses auszuschließen. 3PhasenKonzept Das am FIR speziell für die industrielle Auf- tragsforschung entwickelte 3PhasenKonzept hilft dabei, den Auswahlprozess von DMS strukturiert zu gestalten. Das Konzept sieht es vor, im ersten Schritt eine Prozess- und IT-Analyse des Unternehmens durchzuführen, um Potenziale für die DMS-Implementierung zu entdecken. Wenn die Entscheidung für die Einführung eines DMS fällt, startet der eigentliche Auswahlprozess (siehe Bild 1, S. 42). Dieser Auswahlprozess beginnt mit einer Vorauswahl, welche die umfangreiche Anzahl an DMS-Lösungen auf die anforderungsspe- zifisch geeignetsten reduziert. Um diese Vor- auswahl zu treffen, wird ein standardisiertes Lastenheft benutzt, welches Unternehmen ermöglicht, gewünschte Charakteristiken und Anforderungen an ein DMS auszuwählen und individuell, auf sie zugeschnitten, zu priorisie- ren. Anschließend wird am FIR eine datenbank- gestützte Marktrecherche durchgeführt, um zu beurteilen, welche DMS den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen. Im nächsten Schritt werden diese ausgewählten DMS-Anbieter kontaktiert und gebeten, ein 1 Die DIN EN ISO 9241-11 definiert Usability als „das Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen“ [4].