UdZ 2-2013

42 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement offizielles Angebot abzugeben, welches dann im Hinblick auf die geforderten funktionalen Anforderungen und Kosten geprüft wird. Im Anschluss an die Auswertung der Angebote werden mit den in Frage kommenden DMS technische und fachliche Systemtests durchge- führt. Basierend auf diesen Systemtests erfolgt die Auswahl und Beschaffung eines Systems, welches dann im Unternehmen implementiert wird. Usability in DMS Wie durch die Beschreibung des bestehenden Auswahlprozesses deutlich wird, kann der Aspekt der Usability erst relativ spät, frühestens bei den Systemtests vor Ort, berücksichtigt werden. Vor diesem Zeitpunkt ist es zurzeit noch nicht möglich, die Usability eines Systems in den Auswahlprozess miteinzubeziehen. Das Ziel des Projekts uSelectDMS ist es, entwickelte Usability-Kriterien in das Lastenheft zu integrie- ren. Dadurch wäre es Unternehmen bereits am Anfang des Auswahlprozesses möglich, auch auf Basis von Usability-Kriterien zwischen den DMS zu selektieren. Gemäß der anfangs eingeführten Definition von Usability können Kriterien definiert wer- den, die die Effektivität, die Effizienz und die individuelle Passung eines DMS messbar und bewertbar machen. Diese drei Charakteristiken sind abhängig von dem Kontext, in dem ein DMS genutzt wird. Nutzercharakteristiken können einen großen Unterschied bezüglich der Nutzungsarten aufweisen. Deswegen ist es wichtig, den Nutzungskontext in die Entwicklung der Usability-Kriterien miteinzu- beziehen. Der Nutzungskontext besteht nach Angaben der DIN EN ISO 9241-11 [4] aus dem Nutzer, der Arbeitsaufgabe des Nutzers, den Arbeitsmitteln des Nutzers und der Umgebung des Nutzers (siehe Bild 2). Die Analyse des Nutzungskontextes wird momentan im Projekt uSelectDMS durch- geführt. Die benötigten Informationen be- züglich des Nutzungskontextes sowie zu den bestehenden Anforderungen werden mittels Literaturrecherchen, Experteninterviews und Umfragen geschöpft. Zusätzlich wurde im Vorfeld ein Arbeitskreis eingerichtet, an wel- chem sowohl Nutzer von DMS als auch DMS- Anbieter teilnehmen, um ein möglichst breites Spektrum an Anforderungen, Erwartungen und Problemstellungen definieren zu können. Zusätzlich zu der Nutzungskontextanalyse werden auch die bestehenden Schwachstellen und Stärken von DMS im Bereich Usability iden- tifiziert. Dies ist erforderlich, um in weiteren Schritten so viele der Schwachstellen wie mög- lich zu eliminieren, ohne die Stärken negativ zu beeinflussen [8]. Zu den bisher in bestehender Literatur identifizierten Schwachstellen von DMS gehören zum Beispiel die aufwendige Erfassung von Papierdokumenten, der zeitauf- Bild 1: Aktuell angewandter DMS-Auswahlprozess Bild 2: Anwendungsrahmen für Gebrauchstauglichkeit