UdZ 2-2013

66 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement Mit Dokumentenmanagement auf einem guten Weg zum „papierlosen Büro“ Durch ein strukturiertes Vorgehen die Nutzenpotenziale von Dokumenten- managementsystemen erkennen und die richtige Auswahl treffen Studien besagen, dass etwa 30 Prozent der Arbeitszeit in Unternehmen für das Suchen von und den Zugriff auf benötigte Informationen in Dokumenten verwendet wird [1]. Fehlablagen und hohe Suchzeiten von Dokumenten führen zu unnötigen Kosten, gefährden die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sowie die Qualität von Geschäftsprozessen. Durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) können Suchzeiten verringert, Geschäftsprozesse optimiert und Personal- und Sachkosten eingespart werden. Jedoch gestaltet sich die Auswahl eines DMS auf einem mittlerweile unüberschaubaren Markt mit über 100 Anbietern oft sehr schwierig. Nur, wenn ein DMS optimal an den unternehmensspezifischen Bedürfnissen und Anforderungen ausgerichtet ausgewählt wird, kann ein rentabler Nutzen für das Unternehmen erbracht werden. Die am FIR entwickelten Methoden „PotenzialCheck DMS“ und „3PhasenKonzept DMS“ unterstützen dabei, Nutzenpotenziale zu identifizieren, die Rentabilität zu bewerten und stufenweise die richtige Auswahl eines DMS zu treffen. Papierdokumente werden in modernen Büro- umgebungen mehr und mehr zum informato- rischen Engpass. Anfragen, Prozesse und Abläufe erfordern die zeitkritische Reaktion mit den richtigen Dokumenten bzw. Informationen. Eine typische Situation, in welcher der papierbasier- te Dokumentenumgang zur Herausforderung wird, ist beispielsweise die Bearbeitung einer Kundenreklamation für ein geliefertes Produkt. Hierzu müssen abteilungsübergreifend das An- gebot, die Auftragsbestätigung und die Rechnung in den jeweiligen Papierarchiven zusammengesucht werden. Die Praxis zeigt jedoch, dass das Vorhalten dieser Dokumente, insbesondere in der aktu- ellsten Version, sehr schwierig ist, da Prozesse zur Dokumentenablage nicht strukturiert oder definiert in Unternehmen vorliegen. Durch unstrukturierte und intransparente Dokumentenablageprozesse entstehen unnötige Personal- und Materialkosten. Gleichzeitig leiden dadurch auch Arbeitsqualität und Kundenzufriedenheit hinsichtlich der langen Reaktionszeiten bei Anfragen (z. B. bei einem dokumentenbasierten Bestellvorgang). Umsetzung eines papierlosen Büros Daher geht der Trend in Richtung des „papier- losen Büros“, welches durch den Einsatz eines DMS realisiert werden kann. Ein DMS ermöglicht Unternehmen, die immer größer werdenden Informationsmengen zu beherrschen und durch die Digitalisierung von Papierdokumenten Kosten zu reduzieren. Hierbei können DMS Zugriffs- und Ablagezeiten um bis zu 90 Prozent verkürzen, da Transport- und Liegezeiten durch eine sofortige Digitalisierung der Dokumente entfallen. Zudem führen verkürzte Suchzeiten zu einerMinderung der Durchlaufzeiten von bis zu 95 Prozent. Raum- und Materialkostenwerden bis zu 50 Prozent reduziert, insbesondere durch den Entfall von Archivräumen sowie Druckkosten [2]. Durch den Einsatz eines DMS werden ein systematischer und effizienter Zugriff auf vorhandene Dokumente sowie eine au- tomatisierte Verknüpfung und Handhabung bei der Erfassung, Verteilung, Recherche und Speicherung ermöglicht. Folglich unterstützt ein DMS den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten (halb-) automatisiert,welcher vonder Entstehungbis hin zur VernichtungoderpermanentenAbspeicherungeines Dokuments reicht. Funktionen von DMS und Trends Die Funktionalitäten von DMS sind mittlerweile ausgereift und stabil, sodass sich momentan die Hersteller auf aktuelle IT-Trends konzentrieren. Sobe- rücksichtigen viele DMS umfangreiche Compliance- Anforderungen, da in Deutschland schließlichmehr als 180 Gesetze und Bestimmungen hinsichtlich Dokumentenablage und -verwaltung beachtet wer- den müssen [3]. Auch Cloud-Computing gewinnt imDMS-Segment zunehmend an Relevanz. Es wird hierdurch ermöglicht, IT-Leistungen dynamisch über mehrere Standorte zu nutzen, Probleme mit Updates bzw. Release-Wechseln zu vermeiden so- wie eine hohe Sicherheit in Bezug auf Datenverlust aufgrund von regelmäßigen Back-ups in externen Rechenzentren zu schaffen [4]. Ein weiterer Trend geht in Richtung des „mobilen Büros“. Um jederzeit und an jedem Ort (z. B. auf Geschäftsreisen oder bei externen Wartungsarbeiten) auf Dokumente zugreifen zu können, bieten immer mehr Anbieter die Möglichkeit, über mobile Endgeräte, wie zum Beispiel Smartphones oder Tablet-PCs, sowohl online als auch offline über einen „Mobile-Client“ auf das DMS zuzugreifen. Einsatzgebiete von DMS DMS findet bei jeder Form von dokumentba- sierten Prozessen seinen Einsatz, von der Ge- schäftsprozessgestaltung der jeweiligen Fach-