UdZ 2-2013

67 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ bereiche (z. B. Einkauf, Vertrieb, Produktion, FuE) bis hin zur Aktenbildung (z. B. Personalakte, Maschinenakte). Klassische Fälle sind beispielsweise der Post- und Rechnungseingang. Diese Prozesse umfassen üblicherweise mehrere Aktivitäten, die von unterschiedlichen Rollen ausgeführt werden. Folglich wird von mehreren Anwendern dasselbe Dokument benötigt, um parallel oder sequenziell ihre Aktivitäten imProzess auszuführen. Ohne einen DMS-Einsatz sind Liege- und Bearbeitungszeiten eines papierbasierten Dokuments oft unnötig lang, da entweder das Originaldokument benötigt wird oder der Auslöser zur Weiterbearbeitung (nächster Prozessschritt) nicht rechtzeitig ausgelöst oder erkannt werden kann. Durch DMS können diese Zeiten minimiert werden, indem Papierdokumente mittels Scanlösung erfasst, digitalisiert und anschlie- ßend indiziert (Metadaten) werden. Auf dieseWeise kann ein Dokument effizienter bearbeitet, schneller den zuständigen Stellen zugeordnet (z. B. durch eine Workflowlösung) und gleichzeitig schneller wieder aufgefunden werden. Auch im Bereich der Instandhaltung wurden Einsatzpotenziale für DMS entdeckt. So können mittels mobiler Endgeräte Pläne und CAD-Zeichnungen abgerufen, Anweisungen verfolgt sowie Checklisten geführt werden. Ohne ein DMS würden sich die Kontrolle sowie die Übertragung der Daten mühseliger und zeitintensiver gestalten. Potenzialanalyse Da die Einführung einer DMS-Lösung mit hohen Investitionskosten einhergeht, ist im Vorfeld eine unternehmens- bzw. prozessspezifische Abschätzung der Kosten und Nutzen hinsichtlich eines DMS-Einsatzes notwendig. Basierend auf einer Potenzialanalyse können die Nutzenpotenziale und Kostentreiber gegenübergestellt und bewertet werden, sodass die Rentabilität und der Return of Investment (ROI) ermittelt werden können. Auf dieser Grundlage kann eine Entscheidung für oder gegen die Einführung eines DMS getroffenwerden. Das FIR hat hierfür mit dem„PotenzialCheck DMS“ ein Verfahren entwickelt, um standardisiert und ob- jektiv Nutzen- und Einsparungspotenziale zu identi- fizieren und mithilfe von Berechnungsvorschriften und Mengengerüsten den DMS-Einsatz auf Rentabilität zu prüfen. Auswahl der richtigen DMS-Lösung Der Begriff DMS beschreibt eine Kategorie von IT- Systemen, welche die Verwaltung vonDokumenten in einer Organisation unterstützen. Folglich gibt es auf dem Markt über 100 verschiedene IT-Systeme, die der DMS-Kategorie zuzuordnen sind, sich jedoch durch ihren Funktionsumfang und ihre Handhabung unterscheiden und somit einen unter- schiedlichen Einfluss auf den Dokumentenumgang haben. Ein DMS kann nur dann einen effizienten Umgang mit der steigenden Dokumentenflut be- wirken, wenn es optimal zu den Anforderungen und Wünschen des Unternehmens passt. Diese Auswahl gestaltet sich jedoch oft schwierig, da der Markt ein unübersichtliches Spektrum an verschie- denen Systemen und Anbietern enthält und einer ständigen Dynamik unterliegt. Außerdembedeutet die Einführung eines DMS eine große Umstellung für die Anwender. Mangelnde Akzeptanz auf Seiten der Anwender kann zu einer Gefährdung des Projekterfolgs führen. Dementsprechend ist durch eine klar strukturierte Herangehensweise sicherzustellen, dass alle Anforderungen bei der Projektumsetzung berücksichtigt und die zukünftigen DMS-Anwender von Beginn an in das Projekt mit einbezogen werden. Ergänzend zur Potenzialanalyse unterstützt das FIR mittels des 3PhasenKonzepts DMS das Unternehmen bei der Konzeption des DMS-Einsatzes sowie der Auswahl und Einführung eines geeigneten DMS. Dies gewährleistet, dass versteckte Risiken und Herausforderungen von Beginn an aufgedeckt und berücksichtigt werden. Das Konzept besteht aus den drei Phasen Analyse, Auswahl und Einführung (siehe Bild 1). In der Analysephase werden der Projektrahmen festgelegt, Ist-Prozesse analysiert und Soll-Prozesse konzipiert. Dies bedeutet, dass anfangs der Status quo imUnternehmen imUmgangmit Dokumenten analysiert und der gewünschte Status entwickelt wird. Gemeinsam werden die Zielsetzung for- muliert, der Untersuchungsbereich abgegrenzt, ein Projektteam gebildet und ein Projektplan aufgestellt. Die Ist-Prozesse (bzw. der Status quo) werden in Workshops mit allen Prozessbeteiligten aus einer 360-Grad-Perspektive heraus analysiert. Durch gezieltes Nachfragen erhalten alle Beteiligten ein gutes und gemeinsames Verständnis der Unternehmensabläufe. Dabei werden sowohl die Prozesslandschaft und die Dokumentenflüsse als auch die bestehende IT-Landschaft betrach- tet. Basierend auf dem Ergebnis wird in der Auswahlphase ein Lastenheft erstellt, eine Aus- schreibung durchgeführt und nach einer Präsentation der besten Systeme für ein spezielles DMS eine Entscheidung gefällt. Dabei werden Bild 1: 3PhasenKonzept DMS: Schrittweise das richtige DMS finden Industrieprojekte – Analysieren und optimieren