UdZ 2-2013

68 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement im Lastenheft die Anforderungen gewichtet und es wird zunächst eine erste Vorauswahl der DMS-Anbieter vorgenommen. Hierzu wird der IT- Matchmaker ® der Trovarit AG verwendet, der eine Datenbank mit Inhalten zu Funktionsprofilen von ca. 100 DMS umfasst. Folglich können über eine Abfragegenaudie10–15geeignetstenDMS aufge- funden werden. Auf Grundlage dieser Vorauswahl wird das Lastenheft an die passenden Anbieter ver- sendet. Anschließend werden die Rückläufer nach funktionalem Erfüllungsgrad, Kostenstrukturen und Referenzen ausgewertet, um drei bis fünf favorisierte Anbieter zu einer Systempräsentation einzuladen. Für die Systempräsentation wird vor- ab ein Präsentationsfahrplan erstellt, damit alle Anbieter das gleiche und ein für den Kunden rele- vantes Szenario vorführen. Dies ermöglicht einen objektiven Vergleich der unterschiedlichen Systeme, um dann eine Auswahl zu treffen. In der letzten Phase begleitet das FIR die Vertragsverhandlungen für das ausgewählte System, sorgt für notwendige Anpassungen und begleitet die Einrichtung des DMS. Dabei wird eine Implementierungskonzeption erstellt, die die Maßnahmenumsetzung priorisiert und zeitlich synchronisiert. Der finale Schritt besteht in der Implementierungsbegleitung. Auf Basis des Lastenheftes wird das Pflichtenheft mit allen Beteiligten erstellt. Dabei werden die Anforderungen konkretisiert, strukturiert sowie eindeutig und gut verständlich dokumentiert. Zusätzlich werden die in der Analysephase identifizierten Soll-Prozesse in ablauffähige Workflows überführt. Zusammenfassung Um im Zuge der zunehmenden Dokumentenflut wettbewerbsfähig zu bleiben, ist der Einsatz eines DMS eine lohnende Investition. Die Auswahl eines geeigneten Systems gestaltet sich jedoch aufgrund des unübersichtlichen und dynamischen Marktangebots sehr schwierig. Das FIR ermittelt im Vorfeld mittels einer Potenzialanalyse, inwie- weit Nutzenpotenziale bestehen, und unter- stützt mithilfe eines strukturierten Verfahrens bei der Konzeption des DMS-Einsatzes sowie der Auswahl und Einführung eines geeigneten Systems. Dabei wird gewährleistet, dass Risiken und Herausforderungen von Beginn an aufgedeckt wer- den, umeinen Erfolg hinsichtlich des DMS-Einsatzes garantieren zu können. Literatur [1] Witte, H.: DMS: Weniger Papier, mehr Infos. In: Computerwoche 35(2008)7, S. 26-28. [2] Schüttler,S.:UnternehmensweitesDokumenten- management: Einsatz und Potenzial amBeispiel einesElektrofachgroßhandels.Grin,München2012. [3] Barta, H.: Marktstudie Output Management: Elektronische Dokumente revolutionieren. Diplomica Verlag, Hamburg 2011. [4] SoftSelect GmbH: DMS Trends und Ent- wicklungen; http://www.softselect.de/wissen- spool/dms-trends-und-entwicklungen. (Stand: 09.04.2013). Dipl.-Inform. Violett Panahabadi (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-512 E-Mail: Violett.Panahabadi@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Inf. Marcel Scheibmayer (mi.) FIR, Bereich Informationsmanagement Leiter Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-513 E-Mail: Marcel.Schreibmayer@fir.rwth-aachen.de Dipl.-Wi.-Ing. Matthias Deindl (re.) FIR, Bereichsleiter Informationsmanagement Tel.: +49 241 47705-502 E-Mail: Matthias.Deindl@fir.rwth-aachen.de Bild 2: DMS-Projekte in der Industrie und Wirtschaft