UdZ 2-2013

72 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement Abkehr vom Papier: Einführung eines Dokumenten- managementsystems bei der ASS-EinrichtungssystemeGmbH Effizientere Auftragsbearbeitung durch die Reduzierung von Papierdokumenten und Routinetätigkeiten Die ASS-Einrichtungssysteme GmbH mit Hauptsitz im oberfränkischen Stockheim ist Hersteller von Möbeln speziell für den Bildungssektor. Als Partner der Bildung bietet ASS individuelle Raumlösungen sowohl für öffentliche Bildungseinrichtungen wie Grundschulen, Gesamtschulen, Realschulen und Gymnasien als auch für industrienahe Bildungseinrichtungen (z. B. Seminarräume). Dabei deckt ASS das gesamte Leistungsspektrum, angefangen bei der Beratung und Konzeption über die Herstellung bis zur Auslieferung, ab. Das Produktportfolio umfasst sowohl klassische Einrichtungsgegenstände wie Stühle, Tische oder Tafeln als auch speziellere Produkte wie Freizeiträume oder Themenmöbel. Bei den Produkten werden die speziellen Anforderungen von Schülerinnen und Schülern berücksichtigt, um so die Konzentration und Aufnahmefähigkeit optimal zu unterstützen. Motivation: Archivfläche sparen und Geschäftsprozesse digitalisieren Für ASS gab es mehrere Gründe für die Entscheidung zugunsten eines DMS. Das Wachstum von ASS in den vergangenen Jahren hat dazu geführt, dass das Unternehmen am Standort Stockheim an seine räumlichen Grenzen stößt. Bedingt durch die dadurch erforderliche räumliche Umstrukturierung, ist zukünftig nur wenig Platz für Regal- bzw. Archivfläche vorhanden. Durch die digitale Verwaltung von Dokumenten imDMS sollte der Bedarf für diese Flächen stark reduziert werden. Des Weiteren hat ASS festgestellt, dass die Abteilungen trotz des Einsatzes von SAP für die Produktionsplanung und Auftragssteuerung sehr stark auf papierbasierte Geschäftsdokumente zurückgriffen. Diese papierzentrierte Arbeitsweise führte zu teilweise hohen Aufwänden für die Rückverfolgung der Dokumente und zu hohen Liegezeiten. Zusätzlich war es für den Außendienst schwer, spontan auf die Informationsbedarfe des Kunden zu reagieren, wenn er die entsprechenden Unterlagen nicht in Papierform zur Hand hatte. Die Vision vom „papierlosen Büro“ beschäftigt Unternehmen bereits seit mehreren Jahren. Papierdokumente sollen durch digitale Dokumente ersetzt werden und so effizienter verwaltet und in den Geschäftsprozessen eingesetzt werden. In diesem Kontext spielen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine zentrale Rolle, da sie die Verwaltung von digitalen Dokumenten unterstützen. Die ASS-Einrichtungssysteme GmbH (ASS) hat mit Unterstützung des FIR e. V. an der RWTH Aachen den ersten Schritt zum papierlosen Büro gewagt und erfolgreich ein DMS eingeführt. Dabei lag der Fokus besonders auf der Papierreduktion und der Automatisierung von Geschäftsprozessen, um Mitarbeiter von sich ständig wiederholenden Routinetätigkeiten zu befreien. Vor diesem Hintergrund war die primäre Ziel- setzung der DMS-Einführung, die bestehende papierzentrierte Arbeitsweise durch eine digitale Arbeitsweise abzulösen und die Geschäftsprozesse mithilfe des DMS zu optimieren und stärker zu automatisieren. Die Mitarbeiter sollten in diesem Kontext von nicht-wertschöpfenden Routine- tätigkeiten (z. B. drucken, Dokumente abheften oder Dokumente aus dem Archiv holen) befreit werden und eine höhere Transparenz über die für sie relevanten Dokumente erhalten. Dadurch sollten die Kosten in den indirekten Bereichen durch die Reduktion von Such- undDurchlaufzeiten sowie Druck- und Papierkosten gesenkt werden. Die dadurch freiwerdenden Kapazitäten sollten zur Steigerung der Auftragsbearbeitungskapazität und Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden genutzt werden. Strukturiertes Vorgehen durch das 3PhasenKonzept DMS Die Herausforderung bei der Einführung des DMS war somit, die Geschäftsprozesse bei ASS durch die Integration der DMS-Funktionalität zu optimie- ren und dabei bestehende Strukturen zu hinter- fragen. Dabei sollten insbesondere die Mitarbeiter mitgenommen und in den Einführungsprozess ein- bezogen werden, um schon in der Planungsphase Unsicherheiten und Vorbehalte gegenüber dem neuen System abzubauen. Zu diesem Zweck kam das am FIR entwickelte 3PhasenKonzept DMS zur Anwendung. Das 3PhasenKonzept DMS ist ein strukturiertes Vorgehen zur Konzeption des DMS- Einsatzes und zur Auswahl des richtigen Systems. Es besteht aus den Phasen Analyse, Auswahl und Einführung. Der erste Schritt der Analysephase bestand aus der Projekteinrichtung. Dabei wurden mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern seitens ASS die Ziele und strategischen Leitplanken für das Projekt definiert. Weiterhin wurden die Unternehmensprozesse in Form