UdZ 2-2013

73 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Industrieprojekte – Analysieren und optimieren einer Prozesslandkarte aufgenommen und bewertet, um so diejenigen Prozesse zu identi- fizieren, bei denen das größte Potenzial für die Optimierung durch ein DMS vermutet wurde. Zu diesen Prozessen gehörten neben klassischen Prozessschritten der Auftragsbearbeitung, wie beispielsweise Angebotserstellung oder Reklamationsverarbeitung, auch vermeintlich sekundäre Prozesse wie z. B. das Zertifikatswesen. Insgesamt wurden 19 Prozesse identifiziert, die in der anschließenden Ist-Analyse gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen analysiert wurden. Dabei wurden die Prozessschritte aufgenommen, Mengengerüste erhoben (z. B. die Anzahl der Prozesse pro Jahr, die Anzahl der Dokumente und die Prozesszeiten) und Verbesserungspotenziale durch ein DMS identifiziert. Anschließend wurden diese Potenziale gebündelt und ins- gesamt 50 Maßnahmen abgeleitet, die in die Kategorien DMS, ERP-Optimierung, generelle IT-Optimierung und Prozessverbesserungen ein- geteilt und bzgl. Nutzen und Aufwand bewertet wurden. Allein die Kategorie DMS umfasste 20 Maßnahmen, deren Umsetzung das unter- nehmensweite Papiervorkommen um ein Drittel reduzieren und Personalaufwände in Höhe von jährlich 1,5 Personenjahren einsparenwürde. Diese Maßnahmen dienten weiterhin als Grundlage für die Entwicklung der Soll-Prozesse, die den zukünf- tigen DMS-Einsatz beschreiben. Von den Prozessen zum richtigen DMS Auf Basis der Soll-Prozesse wurden zu Beginn der zweiten Projektphase, der Auswahlphase, die fachlichen Anforderungen in ein funktio- nales Lastenheft übertragen. Schwerpunkte waren hierbei die Anbindung des vorhan- denen SAP-Systems sowie die Integration in die Microsoft-Office-Umgebung. Als Grundlage für den Anforderungskatalog diente die am FIR entwickelte Lastenheftvorlage für DMS, die we- sentliche Funktionalitäten abfragt und kunden- spezifisch erweiterbar ist. Auf diese Art konnte ebenfalls sichergestellt werden, dass keine wich- tigen Funktionalitäten übersehen werden. Das Lastenheft wurde anschließend zusammen mit weitergehenden Informationen über Prozesse und Mengengerüste an ausgewählte DMS-Anbieter versandt. Dazu wurde der IT-Matchmaker ® der Trovarit genutzt. Der IT-Matchmaker ® enthält in seiner Datenbank Informationen über das Funktionsspektrum von mehr als 1 000 gelisteten betrieblichen Anwendungssystemen (in den Kategorien ERP/PPS, DMS, CRM u. a.). Er ist in der Lage, die Erfüllungsgrade der verschiedenen IT-Systeme bzgl. der Kundenanforderungen zu ermitteln und detailliert darzustellen. Mithilfe dieses Tools konnten die über 100 DMS- Anbieter, die der Markt aktuell bietet, auf letzt- endlich drei Anbieter reduziert werden, die eine besonders gute Passung zu den Anforderungen von ASS vorwiesen. Diese drei Anbieter wurden zu Systemtests nach Stockheim eingeladen und durf- ten in eintägigenWorkshops dem Projektteam ihr DMS vorstellen. Die Systemvorstellung geschah auf Basis eines Testfahrplans, der auf der Grundlage von acht Soll-Prozessen erstellt wurde und den Anbietern im Vorfeld zur Verfügung gestellt wur- de. Dadurch wurde zum einen ermöglicht, dass die Mitarbeiter ein gutes Bild der DMS-Unterstützung „ihrer“ Prozesse bekamen. Zum anderen wurde durch die Standardisierung eine Vergleichbarkeit Bild 1: Maßnahmenbewertung Kategorie DMS