UdZ 2-2013

74 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement der Tests gewährleistet und vermieden, dass die Anbieter nur die „Rosinen“ präsentieren. Die finale Auswahlentscheidung geschah basierend auf der Bewertung des Projektteams, das sich letztendlich für das DMS „Easy Archive“ entschied. In der abschließenden Einführungsphase wurde zunächst ein Feinkonzept-Workshop mit dem Anbieter durchgeführt, in dem die Umsetzung der Sollprozesse durch Easy Archive geplant wurde. Nach den Vertragsverhandlungen er- folgte die Implementierung des DMS durch den Anbieter. Für die Pilotanwendungen wurden die Bereiche Einkauf, Vertrieb, Rechnungswesen und Zertifikatswesen ausgewählt. Nach der Implementierung erfolgte ein Review-Workshop, in dem der Einsatz des DMS mit den Mitarbeitern diskutiert wurde. Dabei konnten weitere Möglich- keiten gefunden werden, wie Prozesse mithilfe des DMS vereinfacht werden können. Zudem wurde die Zielerreichung überprüft, was auch kurzfristige Anpassungen ermöglichte. Lessons learned Auch wenn sich der tatsächliche Nutzen des DMS in Form von Kosteneinsparungen frühe- stens ein Jahr nach der Einführung zuverlässig bewerten lässt, hat das Projekt bei ASS gezeigt, dass DMS für mittelgroße Unternehmen zahl- reiche Potenziale bietet. Bei ASS bietet alleine die Transparenz über Dokumente und Prozesse einen erheblichen Mehrwert. Zusätzlich hat sich bereits nach Implementierung der Pilotanwendungen eine Reduzierung von Papier sowie von Such- und Durchlaufzeiten bemerkbar gemacht. Das bishe- rige physische Dokumentenarchiv konnte vollstän- dig abgelöst werden. Da der Fokus der Einführung in diesem Fall auf den Basisfunktionalitäten lag, besteht weiteres Potenzial für erweiterte Funktionalitäten von DMS (wie beispielsweise ein automatisierter Rechnungs- bzw. Post- eingangsprozess). Zu den Herausforderungen des Projekts zählte insbesondere, die Akzeptanz und Unterstützung der späteren Anwender zu gewinnen. Die Einführung neuer (IT-)Werkzeuge ist meistens mit Vorbehalten und Ängsten verbunden. Denen kann am besten entgegengewirkt werden, indem man die Mitarbeiter von der Planung an einbezieht, ihnen ein Mitgestaltungsrecht einräumt und sie so überzeugt, dass ihr Arbeitsalltag durch das neue Werkzeug einfacher wird. Als weiteren po- sitiven Nebeneffekt etablieren sich so Key-User, die sich für das DMS stark machen und weitere Möglichkeiten zur Verbesserung des Arbeitsalltags ausloten. Eine weitere Herausforderung ist die strukturierte Erfassung der Prozesse aus einer 360-Grad-Perspektive. Dabei können jedoch insbesondere Reibungen zwischen einzelnen Abteilungen in Bezug auf Informationsbeschaffung („Hol- und Bringschuld“) entstehen, die es auf- zulösen gilt. Es empfiehlt sich, einen neutralen, externen Moderator einzusetzen, der zwischen den Abteilungen vermitteln kann und einen etwas distanzierteren Blick auf die Prozesse hat. Die DMS-Einführung bei ASS war ein großer Erfolg. Die Mitarbeiter haben das DMS akzeptiert und ge- lernt, dass es für sie eine deutliche Vereinfachung der Arbeitsabläufe ermöglicht. Dadurch ange- spornt entdecken die Mitarbeiter auch nach der Einführung des Systems weitere Möglichkeiten der Vereinfachung und Digitalisierung ihrer Prozesse. Das DMS bietet noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, die in Zukunft letztlich durch die Erfahrungen und Kreativität der Mitarbeiter weiter erschlossen werden. Steffen Bär (li.) Stellv. Leiter Einkauf ASS Einrichtungssysteme GmbH Tel.: +49 9265 808-215 E-Mail: sba@ass.de Dipl.-Inf. Marcel Scheibmayer (mi.) FIR, Bereich Informationsmanagement Leiter Fachgruppe Informationslogistik Tel.: +49 241 47705-513 E-Mail: Marcel.Schreibmayer@ fir.rwth-aachen.de Dipl.-Wi.-Ing. Theo Lutz (re.) FIR, Bereich Informationsmanagement Leiter Fachgruppe Informations- technologiemanagement Tel.: +49 241 47705-506 E-Mail: Theo.Lutz@fir.rwth-aachen.de