UdZ 2-2013

75 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Industrieprojekte – Analysieren und optimieren DMS-Potenzialcheck bei einer Anwaltskanzlei Dokumentenorientierte Nutzenpotenziale bei Akten und Archivflächen Um die steigende digitale Informationsflut in Unternehmen zu bewältigen, werden heutzutage zunehmend Dokumentenmanagementsysteme ( DMS) eingesetzt, welche eine stärkere Automatisierung bei der Erfassung, Klassifizierung, Bearbeitung, Archivierung und Verteilung von Dokumenten ermöglichen [1]. Allerdings beinhal- tet ein optimales Dokumentenmanagement nicht ausschließlich die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch die Optimierung von unterneh- mensweiten Vorgängen und Prozessen [2]. Die Nutzenpotenziale eines DMS sind von verschie- denen Faktoren abhängig. Unternehmensseitig sind dies die Einsatzziele und der Einsatzbereich, die vorhandene IT-Landschaft und vor allem die Art der Arbeitsabläufe im Umgang mit Dokumenten und Informationen. Die Extrema zur Potenzialbewertung bilden auf der einen Seite stark strukturierte Prozesse, die sich durch starke Wiederholung und den immer gleichen Ablauf auszeichnen und auf der anderen Seite unstruktu- rierte Prozesse, welche kreativ und individuell unter großemWissenseinsatz und Informationsnutzung durchgeführt werden müssen. Zur wirtschaftlichen Abschätzung der Nutzen- potenziale eines DMS wurde am FIR der Potenzialcheck DMS entwickelt. Um das pas- sende DMS für ein Unternehmen zu finden, nutzt das FIR das 3PhasenKonzept, welches dazu dient, den Auswahlprozess eines DMS effizient und effektiv zu gestalten (siehe dazu auch „Mit Dokumentenmanagement auf einem guten Weg zum ´papierlosen Büro´“, S. 72ff. in diesem Heft). Eine Anwaltskanzlei hat das FIR mit der Durchführung eines solchen Potenzialchecks DMS beauftragt. Die Kanzlei ist in den letzten Jahren stark gewachsen und bietet einen voll- ständigen Service für ihre Mandanten an. Aktuell beschäftigt die Kanzlei über 100 Anwälte an ver- schiedenen Standorten, zuzüglich einer entspre- chenden Anzahl an Fach- und Assistenzkräften. Um Firmen einen Full-Service zu bieten, sind für alle notwendigen Spezialisierungen eigene Anwälte vertreten. Der Potenzialcheck sollte als Grundlage für die Entscheidungsfrage dienen, ob sich der Einsatz eines DMS in der Kanzlei wirtschaftlich lohnt. Die Durchführung gliederte sich dabei in drei Schritte (siehe Bild 1). Eine größere Anwaltskanzlei hat das FIR beauftragt, eine Beurteilung der Nutzenpotenziale einer DMS-Einführung anhand eines Potenzialchecks durchzuführen. Gerade die semistruk- turierten Prozessen und Arbeitsabläufe einer Anwaltskanzlei stellten hierbei besondere Anforderungen an die Potenzialbewertung. Um ein möglichst vollständiges Bild über die Herausforderungen der zu erhalten, wurden insgesamt 16 repräsentative und potenzielle Nutzer eines solchen Systems ausführlich zu ihrem Umgang mit Dokumenten befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass ein wesentlicher Teil der Mitarbeiter sich eine bessere Unterstützung seitens IT bei der Verwaltung von Dokumenten wünscht. Das der- zeit eingesetzte Dokumentenmanagementsystem wird nur in einem Bereich und dort für wenige Aufgaben eingesetzt, was u. a. auf deutliche funktionale Einschränkungen der Software wie eine fehlende Workflowunterstützung oder eine nur sehr eingeschränkte Suchfunktionalität zurückzuführen ist. Verschiedene Prozesse und Abläufe wurden in den Interviews besprochen. Da viele kreative Prozesse individuell und mit vielen Variationen ablaufen, wurden für die prozessorientierte Potenzialbewertung nur stark strukturierte Prozesse erfasst. Bei den kreativen Prozessen wurde der Fokus darauf gelegt, einheitliche Arbeitsschritte zu identifizieren, beispielswei- se die Suche nach einem Dokument oder die Erstellung eines bestimmten Schriftverkehrs. Im Besonderen wurden Art und Bestandteile der ver- wendeten Akten untersucht und somit eine pri- mär dokumentenorientierte Herangehensweise zur Potenzialbetrachtung gewählt. Als Grundlage für eine quantitative Abschätzung der Nutzenpotenziale wurden Fragebögen an alle Mitarbeiter ausgegeben, dabei wurden vier Aspekte beleuchtet: Bild 1: Durchführung des Potenzialchecks in drei Phasen