UdZ 2-2013

76 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement • Erhebung eines qualitativen Stimmungsbildes im Umgang mit Dokumenten • Quantitative Erhebung für die Abschätzung und Bewertung von Nutzenpotenzialen • Identifikation von Aktenbestandteilen, welche digitalisierbar sind • Identifikation von weiteren Verbesserungsvorschlägen Die Fragebögen wurden bezüglich der direkten Abhängigkeiten imHinblick auf die verschiedenen Abteilungen und Arbeitsabläufe ausgewertet und lieferten eine präzisere Vorstellung der hier bestehenden Anforderungen an ein DMS. In den Gesprächen wurden Schwerpunkte, wie die Prozessoptimierung durch Workflows, stand- ortübergreifendes Arbeiten an Dokumenten, Verbesserung der Suche nach Dokumenten und die Verwaltung von Aufgaben und Fristen, ermittelt. Die Nutzenpotenziale sind in Bild 2 dargestellt und den klassischen DMS-Funktionen zugeordnet worden. Eine wesentliche Funktion eines DMS ist die au- tomatische oder teilautomatische Weiterleitung von Dokumenten. Um eine systematische Analyse über diese Potenziale durchführen zu können, wurde eine Prozesslandkarte mit den relevanten von einem DMS potenziell zu unterstützenden Prozessen aufgenommen. Unter s chieden wurde zwis chen Kern -, Management- und Supportprozessen. In den Gesprächen mit den Mitarbeitern hat sich herausgestellt, dass sich 99 Prozent des Dokumentenaufkommens den Kernprozessen zuordnen lassen, sodass in der weiteren Analyse hierauf der Fokus gelegt wurde. Die Kernprozesse wurden sowohl aus Sicht der Assistenten als auch aus der Sicht der Anwälte analysiert. Die Ergebnisse zeigen, dass es an vie- len Stellen Verbesserungspotenziale im Umgang mit Informationen und Dokumenten gibt. Die abschließende Potenzialbetrachtung (siehe Bild 3, S. 77) ergab bei moderater bis pessimis- tischer Schätzung und Implementierung einer grundlegenden DMS-Funktion ein deutliches Einsparpotenzial mit einer ca. einjährigen Amortisationsdauer. Der Schwerpunkt der Verbesserungspotenziale lag dabei im Postein- und -ausgang, dem vernetzten Arbeiten ( collaborative work ), in der Reduktion von Suchzeiten und der Bearbeitungszeit bei Freigabeaufwänden ebenso wie in einer deut- lichen Einsparung von Druck- und Materialkosten und langfristig einer Reduktion der Archivfläche. Darüber hinaus konnten einige organisa- torische Maßnahmen identifiziert werden, die unabhängig von einem DMS umzu- setzen sind. Die Festlegung bestimmter Arbeitsabläufe im Umgang mit Dokumenten, Dokumentenvorlagen und zus ät zlichen Regelungen würde einige Abläufe opti- mieren und Verschwendungen reduzie - ren. Des Weiteren wird das Kontakt- und Kundenstammdatenmanagement momentan in jeder Abteilung gesondert geführt. Diese Dezentralität führt zu zahlreichen Fehlern und Abweichungen und es gibt keinen einheit- lichen Informationsstand und keine zentrale Stelle, die sich der Änderungsnachverfolgung verpflichtet fühlt. Bild 2: Funktionen des Dokumentenmanagements