UdZ 2-2013

81 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Industrieprojekte – Analysieren und optimieren Das Projektreview: Ein unverzichtbarer Bestandteil größerer IT-Projekte Ein Assessment in kritischen Projektphasen reduziert das Projektrisiko, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit und führt zu einem sauberen Projektabschluss Laut einer Studie der Standish-Group wurden im Jahr 2011 15 Prozent aller betrachteten IT- Projekte abgebrochen, 34 Prozent haben den Kosten- und/oder Zeitplan überschritten und nur 51 Prozent aller Projekte sind im Zeit- und Kostenplan geblieben [4]. Die Gründe für den Misserfolg von IT-Projekten sind vielfältig und oft wird schon in der Entstehungsphase indirekt die Erfolgswahrscheinlichkeit negativ beeinflusst. Viele Projektewerden nicht genau definiert, sondern sind Produkt einzelner Ideen von Prozessbeteiligten, ohne einen klar definierten Zusammenhang. Dem sogenannten „Projektscoping“ wird zu wenig Zeit gewidmet. Auch wenn der Projektablauf selbst mithilfe von professionellen Methoden gema- nagt wird, kann eine unscharfe Projektdefinition Grund für das Scheitern eines Projekts sein [2]. In der Durchführungsphase werden diese kon- zeptionellen Schwächen verstärkt. M ertens und W ieczorrek zufolge liegt das Scheitern von IT- Projekten hauptsächlich darin, dass Projekte nicht mit genügender Sorgfalt durchgeführt werden. Der Grund dafür ist unter anderem, dass Erfahrungen und Vorgehensweisen, die bei kleineren Projekten gemacht bzw. angewendet wurden, auf grö- ßere Projekte übertragen werden, ohne dabei die abweichenden Ausgangsbedingungen von größeren Projekten zu berücksichtigen. Zudem gibt es verschiedene Herausforderungen speziell für das Management von IT-Einführungen und -Transformationen , wie beispielsweise die Tatsache, dass Software immateriell ist und der Fortschritt eines Software-Projekts oft lediglich papierbasiert dokumentiert wird [6]. Weitere Gründe für den Misserfolg sind laut einer Befragung von IT-Führungskräften unvollstän- dig formulierte Anforderungen (13,1 Prozent), mangelnde Einbeziehung der Beteiligten (12,4 Prozent), Ressourcenmangel (10,6 Prozent), unre- alistische Erwartungen (9,9 Prozent), mangelnde Unterstützung vom Management (9,3 Prozent), wechselnde Anforderungen und Spezifikationen (8,7 Prozent), mangelhafte Planung (8,1 Prozent), Ein großer Teil unternehmerischer IT-Projekte werden gar nicht oder nur mit nicht zu- friedenstellenden Ergebnissen abgeschlossen. Doch mittels strukturierter Reviews wäh- rend und/oder am Ende eines IT-Projekts lassen sich dessen Erfolgswahrscheinlichkeiten signifikant erhöhen und Arbeitsergebnisse weiter optimieren. Im Rahmen seiner lang- jährigen Projekttätigkeit hat das FIR Erfahrung beim Review von IT-Projekten gesammelt. Als externe Gutachter hat es wiederholt objektiv und kritisch IT-Projekte überprüft und erfolgreiche Projektabschlüsse unterstützt. mangelndes IT-Management (6,2 Prozent), man- gelndes technologisches Wissen (4,3 Prozent) und weitere, wie zum Beispiel, dass das Projekt nicht länger benötigt wird (7,5 Prozent) [4]. Umdie Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen, ist es sinnvoll, je nach Projektentwicklung und -umfang zur Laufzeit des Projekts oder zu dessen Abschluss das Projekt einem Review zu unterziehen. Reviews zur Laufzeit von großen IT-Projekten reduzieren das Projektrisiko Vor allem bei größeren IT-Einführungs- oder -Transformationsprojekten ist es sinnvoll, in kritischen Phasen zu überprüfen, ob mit der be- stehenden Ausrichtung das Projektziel weiterhin erreicht werden kann [5]. Ziel des Reviews ist eine faktenbasierte Darstellung des Status des Projekts und eine Ableitung von Maßnahmen zur Reduktion von Projektrisiken. Mit einer sol- chen flankierenden Maßnahme kann frühzeitig erkannt werden, an welchen Stellen des Projekts Anpassungsbedarf besteht. Das Projektrisiko lässt sich so signifikant senken. Oft wird ein Projektreview aber erst dann durchgeführt, wenn Probleme bei der Durchführung auftre- ten und der erfolgreiche Abschluss des Projekts gefährdet ist. Reviews können dabei mit einer Kombination aus strukturierten Interviews und einer Analyse der Projektdokumentation durch- geführt werden. Hier werden beispielsweise die dokumentierten Anforderungen, Status- und Ausschussberichte, Test- und Fehlerstatistiken und die Fortschrittsdokumentation betrachtet. Weitere Faktoren, die während der Laufzeit eines Projekts im Rahmen eines Reviews geprüft werden, sind beispielsweise der Zeitplan durch Prüfung von der Einhaltung vonMeilensteinen, die Qualität der Lösung und die Art und Qualität des Reportings. Auch der Managementsupport des Projekts ist zu hinterfragen [3]. Einzelne Aspekte werden durch Interviews mit den verantwortlichen Projektbeteiligten vertieft, wenn sich bei der