UdZ 2-2013

82 Unternehmen der Zukunft 2/2013 UdZ Informationsmanagement Analyse der Dokumentation Anhaltspunkte für eine Kritikalität ergeben. Ein Beispiel bildet hier das Review eines groß- en IT-Transformationsprojekts, an welchem das FIR beteiligt war. Das Projekt befand sich in der finalen Integrationstestphase und hatte einen festen Termin für die Umstellung vom Altsystem auf die neue Systemlandschaft. Ziel des Reviews war es, zu prüfen, ob der Um- stellungstermin ohne größere Risiken gehalten werden kann. Neben einer allgemeinen Analyse der Dokumentation und des Reportings waren vor allem die Abarbeitungsgeschwindigkeit der Tests, eine Prognose der verbleibenden Fehler und eine Prognose des verbleibenden Zeitpuffers von zen- traler Bedeutung. Basierend auf den Teststatistiken und der Abarbeitungsgeschwindigkeit der Fehler und Arbeitspakete wurde festgestellt, dass das Projekt zwar nach wie vor Herausforderungen beinhaltete, die Behebung der blockierenden Fehler aber mit hoher Wahrscheinlichkeit und aus- reichend Zeitpuffer vor der kritischen Umschaltung beendet sein würde. Die Umschaltung erfolgte wenige Wochen später reibungsfrei. Reviews am Ende von IT-Projekten erlauben eine kritische Betrachtung des Ergebnisses Werden Reviews nicht während eines Projekts durchgeführt, sollten sie zumindest am Ende eines Projekts stattfinden. Idealerweise ist das Review Teil des Abnahmeprozesses eines Projekts, der wiederum der Projektphase Projektabschluss zu- geordnet wird. Hilfreich bei solch einem Review sind beispiels- weise vordefinierte Protokolle oder Checklisten, um die „Lessons learned“ zu entwickeln, zu dokumentieren und für spätere Projekte bereit- zustellen [1]. Die abschließende Bewertung des Projekts kann anhand von zwei Sätzen von sog. „Triple Constraints“ (auch „Magisches Dreieck“ genannt) erfolgen. Der erste Satz umfasst die Kriterien Umfang/Spezifikationen, Zeit und Kosten. Diese Faktoren werden bereits häufig in die Bewertung eines Projekts miteinbezogen, wohingegen der zweite Satz weniger populär ist und sichmit den implizitenMetriken, mit denen ein Projekt beurteilt wird, beschäftigt. Dieser zweite Satz umfasst die Erfüllung der Erwartungen von Kunden, die finale Qualität des Produkts und die erfolgreiche Milderung aller identifizierten Risiken und Gefahren bei Abschluss des Projekts. Für die Messung des ersten Tripels werden Werkzeuge zur Qualitätssicherung wie Checklisten (Umfang/ Spezifikationen), Flussdiagramme (Zeit) und Histogramme (Kosten) verwendet. Bezüglich des zweiten Tripels sind Ursache-/Wirkungs- Diagramme und Checklisten für die Bewertung hilfreich [1]. In solch einem finalen Review kön- nen Aspekte wie die Handhabbarkeit der Lösung (Usability), Systemperformance, die Anzahl der offenen Fehler, die Anzahl der Change-Requests, die Bewertung des Umsetzungsgrads und die Zielerreichung analysiert werden. Beim Review zum Abschluss der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welche durch das FIR durchgeführt wurde, waren zwei wesent- liche Fragen zu beantworten. Erstens schien das System in einem Teil des Unternehmens nur sehr eingeschränkt in Benutzung zu sein. Über struktu- rierte Interviews und ein Review der Arbeitsabläufe konnten hier Ansatzpunkte zur Optimierung des Systems gefundenwerden, welche die Nutzung ein- facher, schneller und zielgerichteter machen. Zudem wurde Schulungsbedarf, aber auch zusätzliche Nutzungsszenarien aufgedeckt. Zweitens war zu klären, ob die ursprünglichen Ziele der Einführung und die erwarteten Verbesserungspotenziale rea- lisiert werden konnten. Dafür wurde eine Analyse des Papierverbrauchs, der Archivnutzung und von Prozesszeiten durchgeführt. Es zeigte sich, dass der Papierverbrauch sich deutlich reduziert hatte, das Papierarchiv nahezu nicht mehr benötigt wurde und die Bearbeitung von Aufträgen deutlich be- schleunigt werden konnte. Des Weiteren wurde eine Reihe von Maßnahmen identifiziert, welche die Nutzung des Systems noch weiter verbessern Bild 1 und 2: Exemplarische Aufbereitung von Reviewergebnissen