UdZ 2-2014

23 Unternehmen der Zukunft 2/2014 UdZ Integration von Usability in den Software-Auswahl- prozess von Dokumentenmanagementsystemen Optimierung des Auswahlprozesses von Dokumentenmanagementsystemen in KMU durch die Entwicklung und Integration von Usability-Kriterien Einführungsprozesse von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden heute mithilfe klarerVorgehensweisenundtransparenterAuswahlkriteriendurchgeführt.Potenzialbetrachtungen, Kosten-Nutzen-Analysen und Systempräsentationen gehören dabei zur Routine. Häufig werden jedoch die eigentlichen Anwender des DMS erst mit dem neuen System konfrontiert, wenn der Auswahlprozess bereits vollständig abgeschlossen ist. Die Herausforderungen bei der Benutzung und Benutzerführung werden zu spät erkannt und müssen durch aufwendige und kosteninten- sive Schulungen und Coaching aufgefangen werden. Im Projekt „uSelect DMS“ wird erforscht, wie Usability-Aspekte systematisch in den Auswahlprozess von DMS integriert werden können. Das Förderprojekt „uSelect DMS“ ist Teil der Förderinitiative „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand", die im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft" vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Herausforderungen imDMS-Auswahlprozess Dokumentenmanagementsysteme ( DMS) bieten Unternehmen Unterstützung bei der Ablage, Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente. Durch eine erfolgreiche DMS- Implementierung können nachhaltig Kosten gespart und Prozesse optimiert werden. Eine bewährte Methode, um das richtige DMS für die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen zu ermitteln, ist das 3PhasenKonzept des FIR . Das am FIR entwickelte Konzept sieht zunächst eine Prozess- und IT-Analyse im Anwenderunternehmen vor, durch welche Optimierungspotenziale identifiziert werden. Im Anschluss wird mithilfe eines standardisier- ten Lastenheftes eine Anforderungsaufnahme durchführt. Die unternehmensspezifischen Anforderungen bilden die Basis für den eigent- lichen Auswahlprozess. Das FIR ermittelt mithilfe einer datenbankgestützten Marktrecherche potenzielle DMS-Partner, deren Systeme zu den Unternehmensanforderungen passen. Nachdem die DMS-Anbieter ein offizielles Angebot an das Unternehmen abgegeben haben, finden Systempräsentationen statt, die auf die ge- forderten Funktionalitäten des Unternehmens explizit eingehen. Die Systempräsentation sowie die fachliche und technische Passgenauigkeit des DMS zum Unternehmen führen im letzten Schritt zu einer finalen Systemauswahl und Implementierung. Beim DMS-Auswahlprozess liegt der Fokus aktu- ell vor allem auf Prozessen, IT-Infrastruktur und funktionalen Anforderungen. Der Anwender und seine individuellen Bedürfnisse werden zwar auch jetzt schon berücksichtigt, allerdings erst im letzten Schritt des 3PhasenKonzepts. Die nutzergerechte Gestaltung und Bedienbarkeit Bild 1: Integration von Usability- Aspekten in den Softwareauswahlprozess Projekttitel uSelectDMS Projekt-/ Forschungsträger BMWi; DLR Förderkennzeichen 01MU12020 Projektpartner Lehrstuhl und Institut für Arbeitswissenschaft (IAW) der RWTHAachen; Trovarit AG; Ceyoniq Technology GmbH Ansprechpartner Dipl. Med-Inf. Antje Schußmann Internet www.uselect-dms.de Zugehörige Veranstaltungen Der VDMA-Arbeits- kreis trifft sich alle 3 – 6 Monate am FIR. FIR-Forschungsprojekte