UdZ 2-2014

24 Unternehmen der Zukunft 2/2014 UdZ von DMS gewinnt jedoch zunehmend an Bedeutung, was auch durch die aktuelle Studie „DMS-Trend-Report 2014“ [1] herausgestellt wird. Anwenderseitig wurde die Relevanz der Software-Ergonomie in dieser Studie noch vor die Wichtigkeit der funktionalen Eigenschaften von DMS gestellt. Im Forschungsprojekt „uSelect DMS“ werden die beschriebenen Problemstellungen um- fassend beleuchtet und praxistaugliche Lösungen hierfür entwickelt. Ziel des Projekts ist die früh- zeitige Berücksichtigung von Usability beim DMS- Auswahlprozess. Hierzu ist zunächst ein genaues Verständnis von Usability wichtig. In der DIN EN ISO 9241-11 [2] wird Usability als „das Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizi- ent und zufriedenstellend zu erreichen“ definiert. Der Benutzer und der individuelle Kontext sind bei der Betrachtung von Usability also genauso zu berücksichtigen wie die Arbeitseffizienz. Im Projekt „uSelect DMS“ werden zwei Maß- nahmen verfolgt, mit deren Hilfe Usability im Auswahlprozess Berücksichtigung fin- den kann. Die erste Maßnahme sieht eine Erweiterung des standardisierten Lastenheftes um Usability-Kriterien vor. Ferner wird in ei- ner zweiten Maßnahme die Usability mithilfe einer geringen Zahl von Endanwendern aus Anwenderunternehmen untersucht. Erweiterung des standardisierten Lastenhefts Ziel der Erweiterung des DMS-Lastenheftes ist es, Anwendungsunternehmen nicht nur bei der Definition der Anforderungen an Technik und Funktionalität zur Hand zu gehen, sondern auch explizite Anforderungen, die Usability be- treffend, zur Auswahl anbieten zu können. Die Herausforderung liegt hier in der Formulierung objektiv bewertbarer Usability-Kriterien: Für die Formulierung derselben wurden verschiedene Quellen herangezogen. Parallel zu der literaturbasierten Herleitung wurden Usability-Tests an DMS durchgeführt. Ziel der Tests war es, die Aussagen der teil- nehmenden Personen in Usability-Kriterien zu überführen. In einem Usability-Test wurden verschiedene Aufgaben in verschiedenen DMS von einem Probanden durchgeführt. Während der Bearbeitung wurde der Proband gebeten, laut mitzudenken ( concurrent thinking-aloud protocol ), wodurch möglichst viele Daten über die subjektive Einschätzung bei der Arbeit mit dem System gesammelt und protokolliert wer- den können. Jeder einzelne Test wird detailliert anhand von Bildschirm- und Tonaufnahmen ausgewertet. Von den Aussagen des Probanden lassen sich Anforderungen an die Usability von DMS ableiten. Die Usability-Kriterien aus den Tests und aus der literaturbasierten Arbeit wurden nach Wirtschaftlichkeit, Objektivität und Verständlichkeit sowie Differenziertheit und Eindeutigkeit bewertet. Aus dieser Bewertung ergab sich eine Eignung für das standardi- sierte Lastenheft. Im Ergebnis finden sich Usability-Kriterien wie z. B. „Wird eine einfache Volltextsuche angeboten?“ und „Ist es möglich, eine Aktion wieder zurückzunehmen (undo - redo)?“. Einbezug des Anwenders Aufgrund der starken Handlungskontext- abhängigkeit können Usability-Kriterien nur schwer objektiv bewertet werden, was allerdings im Kontext des Lastenheftes erforderlich ist. Wie stark ein bestimmtes Kriterium jedoch die Zufriedenheit des Nutzers beeinflussen kann, lässt sich nur schwer bestimmen. Im Rahmen des Projekts wird daher aktuell eine zweiteMaßnahme entwickelt, die ebenfalls im Auswahlprozess von DMS berücksichtigt werden kann. Dieser Ansatz sieht die Überprüfung von Usability mit einer geringen Anzahl von Endanwendern aus dem Anwenderunternehmen vor. In der ersten Phase des Auswahlprozesses werden von drei Personen aus dem An- wenderunternehmen sogenannte Personas er- stellt, also Personenbeschreibungen, die stellver- tretend für die Anwender im Unternehmen ste- hen [3]. Die definierten Personas können in den weiteren Phasen des Auswahlprozesses beglei- tend herangezogen werden, um Einflussfaktoren aus Sicht dieser Personas zu berücksichtigen. Im Rahmen der Systempräsentation am Ende des Auswahlprozesses werden die drei befragten Personen aktiv in den Prozess eingebunden. Die DMS-Anbieter, die in der engeren Auswahl sind, stellen im Anschluss an ihre Präsentation ihre Systeme für einen kurzen Usability-Test zur Verfügung. Die drei Personen führen dann jeweils einzeln an den Systemen eine konkrete Aufgabe durch, die zu ihrem individuellen Arbeitskontext passt. Das Ergebnis einer abschließenden kurzen schriftlichen Befragung wird mit in die abschlie- ßende Gesamtauswertung der DMS einbezogen. Durch diese Vorgehensweise werden dem Anwenderunternehmen bereits vor der fina- len Auswahl die konkreten Anwendungsfälle aus dem eigenen Arbeitskontext bewusst. Darüber hinaus werden die Anwender in den Auswahlprozess eingebunden, was die FIR-Forschungsprojekte