UdZ 2-2014

43 Unternehmen der Zukunft 2/2014 UdZ Industrieprojekte – Analysieren und optimieren Was macht IT-Projekte erfolgreich? Die Auswahl von Projektmanagementsoftware und das IT-Projektreview leisten einen Beitrag zum Erfolg von IT-Projekten Viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich, da sie weder im geplanten Budget enden noch der vor- gesehene Zeitplan eingehaltenwird. Häufig sindKomplexität und eine fehlende Projektstruktur Gründe für das Scheitern. Eine auf die Anforderungen der Projektleiter zugeschnittene Projektmanagementsoftware stellt einnotwendigesWerkzeugdar, umdieKomplexität heutiger IT-Projekte besser zu beherrschen. Doch auch die fehlende Ausrichtung an der Strategie, der Organisation und der Softwareunterstützung gefährdet den Projektverlauf. In diesem Artikel wird die Problematik der Komplexität und der mangelhaften Projektausrichtung vorgestellt und es wird dargestellt, wie Projektleiter diesen Gefahren begegnen können. Die Disziplin Projektmanagement soll Unter- nehmen dabei helfen, der Komplexität von Projekten Herr zu werden und dem Vorhaben, trotz der vielen Unbekannten, einen robusten Rahmen zu geben. Obwohl H enry G antt be- reits 1910 den immer noch häufig genutzten Balkenplan entwickelte, um Projekten einen formellen Rahmen zu geben, und dieser in der Zwischenzeit durch zusätzliche Methoden, Werkzeuge und moderne IT ergänzt wurde, liegt die Wahrscheinlichkeit unter 50 Prozent, dass ein Projekt erfolgreich durchgeführt wird. Laut einer Studie der Standish Group aus dem Jahr 2013 waren lediglich 39 Prozent aller erfassten Projekte im Jahr 2012 erfolgreich – d. h., sie wur- den innerhalb des vorab definierten Kosten- und Zeitplans mit dem definierten Ergebnis abge- schlossen. Dagegen waren 43 Prozent entweder verspätet, kostenintensiver oder wiesen einen reduzierten Funktionsumfang auf, während 18 Prozent noch vor Projektende abgebrochen oder deren Ergebnisse nicht genutzt wurden [4]. Die Literatur führt viele Gründe dafür auf, warum Projekte scheitern und wie man dies verhindern kann. Ursachen für Misserfolg in Projekten sind oftmals die fehlende Abstimmung der Organisationsstrukturen, die fehlende Transparenz über Vorgänge und Projektstatus oder die Komplexität umfangreicher Projekte [2]. Komplexität in den Griff bekommen – Projektmanagementsoftware Nicht zu unterschätzen ist die durch interne und externe Änderungen der Anforderungen und Rahmenbedingungen im Projektverlauf hervorgerufene Komplexität, die in Projekte getragen wird. Projektmanager müssen pro- jektindividuell entscheiden, wie sie mit der Komplexität umgehen. Eine Herangehensweise ist die Unterstützung des Projektmanagements durch Softwaretools. Wenn diese nicht den un- ternehmensspezifischen Anforderungen gerecht werden, besteht die Gefahr, dass vorhandene Komplexität verdeckt wird und prozessübergrei- fende Zusammenhänge und Abhängigkeiten nicht transparent werden [2]. Doch was bedeutet anforderungsgerecht? Bei der Auswahl von Projektmanagementsoftware (PMS) sollte darauf geachtet werden, dass das Produkt die etablierten Prozesse im Unternehmen bestmöglich unterstützt. Dafür bietet das bewährte 3PhasenKonzept des FIR eine Vorgehensweise und einen strukturierten Rahmen. Zunächst werden bei diesem Vorgehen die betroffenen Prozesse analysiert. Diese Projektphase bietet sich an, um die Prozesse im Allgemeinen zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und Soll-Prozesse zu entwickeln, die an ein neues Zielbild angepasst sind. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Software einen Mehrwert stiftet und die zukünftigen Nutzer sie akzeptieren. Sobald der Prozessumfang definiert wurde, wird ein Lastenheft erstellt, das die Anforderungen der Anwender umfassend abdeckt. Das Lastenheft dient als Grundlage, um aus dem vielfältigen und undurchsichtigen Angebot an Projektmanagementsoftware auf dem Markt geeignete Lösungen zu identifizieren. Hierzu nutzt das FIR die IT-Matchmaker-Plattform der Trovarit , um systematisch die Lösungen und entsprechenden Anbieter zu identifizieren, die die Anforderungen aus dem Lastenheft am besten abdecken. In Systempräsentationen vor den zukünftigen Anwendern werden dann die Funktionalitäten und die Gebrauchstauglichkeit der Software überprüft. Nach der Auswahl einer geeigneten Software wird mit dem Anbieter über den Vertrag verhandelt und schließlich erfolgt die schrittweise Einführung im Unternehmen. Das FIR unterstützt Unter- nehmen bei allen oben genannten Schritten des 3PhasenKonzepts, von der Prozessanalyse bis hin zur Implementierungsbegleitung. Quo vadis? – Projektreview Der Einsatz eines geeigneten Projektmanage- menttools ist zwar ein sinnvoller und wichtiger