UdZ 2-2014

52 Unternehmen der Zukunft 2/2014 UdZ Prozess- und IT-Analyse beim Aachener Kindermissionswerk „ Die Sternsinger “ Analyse der Informationsflüsse sowie IT-Unterstützung entlang der Projekt- und Spendenverwaltungsprozesse Das FIR hat die Prozesse beimKindermissionswerk die SternsingerwurdendieArbeitsprozesse un- tersucht. BesonderesAugenmerkwurdedabei auf die IT-Unterstützungundden Informationsfluss entlang der Prozesse gelegt. Ziel ist die Beurteilung der aktuellen Probleme und Schwächen und die Vorbereitung einer Entscheidungsvorlage für die Anpassung des bestehenden Projektmanagementsystems bzw. einer Neuanschaffung. Ausgangssituation und Motivation Das Aachener Kindermissionswerk „ Die Sternsinger “ plant die ganzheitliche Optimierung seiner Projekt- und Spendenverwaltungs- prozesse vom Eingang des Projektantrags über die Projektvergabe bis hin zur Endabrechnung eines Projekts. Dazu wurden im Rahmen verschie- dener Vorstudien erste Grobprozesse aufgenom- men, die es nun hinsichtlich der IT-Unterstützung durch die vorhandene IT und das vorhandene Projektmanagementsystem zu detaillieren galt. Die Sollkonzeption für die Anpassung bzw. Neuanschaffung wird in einem anschließenden Projekt vorgenommen. Vorgehen Zunächst wurde eine grobe Prozessanalyse durchgeführt, die sich auf den Mittelfluss in den Projekt- und Spendenverwaltungsprozessen konzentrierte. Hierzu wurden die vorhandenen Dokumentationen gesichtet, in Workshops ver- schiedene Prozessinitiatoren strukturiert und die Erstellung einer Prozesslandkarte vorgenommen. Im nächsten Schritt wurde die IT-bzw. Hardware- Landschaft des Kindermissionswerks untersucht. Es erfolgte die Detaillierung der im Prozess eingesetzten IT-Systeme und -Tools und die Industrieprojekte – Analysieren und optimieren Zuordnung der Aufgaben und Funktionen im Prozess. Ausgewählte Kernprozesse wurden bezüglich der Nutzung und Einbindung der vorhandenen IT- Infrastruktur untersucht. Neben dem Prozessfluss wurden auch die verwendeten Datenobjekte aufgenommen und die Zugriffe, Veränderungen, die Anlage und die Löschung der Datenobjekte dokumentiert. Basierend auf dieser Analyse wurde eine Ableitung und Bewertung von anstehenden Maßnahmen durchgeführt und eine Entscheidungsvorlage vorgelegt. Ergebnisse Bild 1 zeigt einen exemplarischen Ausschnitt aus der Prozessdokumentation. Die verschiedenen Zeilen repräsentieren dabei Rollen bzw. Systeme. Im Ergebnis der Prozessaufnahme kann folgendes Fazit gezogen werden: • Obwohl eine Vielzahl verschiedener Projekte durchgeführt werden, unterschei- den sich diese in den Kernprozessen kaum. • Bei einzelnen Prozessschritten und Entscheidungen gibt es keine Vorgabe, kein Bild 1: Prozessdokumentation