UdZ 2-2014

59 Unternehmen der Zukunft 2/2014 UdZ Dokumentenmanagementsystem für agile Projekte im Messebau Mit dem 3PhasenKonzept zur passenden DMS-Lösung bei der Walbert-Schmitz GmbH & Co. KG Um der gestiegenen Komplexität im innerbetrieblichen Umgang mit Informationen und Dokumenten zu begegnen, setzen Unternehmen zunehmend Dokumenten- managementsysteme (DMS) ein. DMS sind IT-Lösungen, die eine stärkere Automatisierung bei der Erfassung, Klassifizierung, Bearbeitung, Archivierung und Verteilung von Informationen und Dokumenten ermöglichen. Die Walbert-Schmitz GmbH & Co. KG hat das Potenzial vor allem für ihre dynamischen und agilen Projekte imMessebau erkannt. Daher hat sie sich für die Implementierung eines DMS entschieden und dabei das FIR zur Unterstützung bei der systematischen Entwicklung eines Umsetzungskonzepts herangezogen. Ausgangssituation Die Walbert-Schmitz GmbH & Co. KG aus Aachen ist Dienstleister für Werbe- und Messebau mit ca. 120 Mitarbeitern. Ihr Dienstleistungsangebot umfasst die Entwicklung von Designkonzepten, Spezialanfertigungen sowie eine Vielzahl an Logistikdienstleistungen während des Messebetriebs. Im Verlauf der letzten Jahre hat sich bei Walbert-Schmitz der Fokus hinsicht- lich der Betreuung von Projekten mit großen Messeflächen auf die Betreuung von Projekten mit kleineren Messeflächen verschoben. Die Anzahl der Projektaufträge ist von anfänglich ca. 15/Woche auf bis zu 80/Woche stark ge- stiegen, während Projektlaufzeiten sowie die Projektvorbereitungszeit sich deutlich verkürzt haben. Aufträge und Projekte müssen daher schnell und zeitkritisch abgewickelt werden, relevante Informationen durch kurze Suchzeiten verfügbar sein und Prozesse automatisiert wer- den. Durch die derzeitige IT-Unterstützung fällt es Walbert-Schmitz zunehmend schwerer, der gestiegenen Komplexität in den Informations- und Kommunikationsprozessen angemessen zu begegnen. Das 3PhasenKonzept Das am FIR entwickelte 3-Phasen-Konzept unter- stützt Unternehmen systematisch bei der Auswahl eines geeigneten DMS sowie bei der anschlie- ßenden Implementierung. Bei Walbert-Schmitz wurde das 3PhasenKonzept in den Phasen 1 und 2 wie folgt durchlaufen: Phase 1: Analyse der Ist-Situation Gestartet ist das Projekt bei Walbert-Schmitz im September 2013 mit einem moderier- ten Workshop mit Vertretern der einzelnen Industrieprojekte – Analysieren und optimieren Bild 1: Analyse des Gesamtauftrags- abwicklungsprozesses