UdZ 2-2014

60 Unternehmen der Zukunft 2/2014 UdZ Dipl.-Inform. Julian Krenge, MBA (li.) FIR, Bereich Informationsmanagement Leiter Fachgruppe Informationstechnologie- management Tel.: +49 241 44705-504 E-Mail: Julian.Krenge@fir.rwth-aachen.de Stefan Meid (re.) Walbert-Schmitz GmbH & Co.KG Leitung Projektmanagement Tel.: +49 2405 6002-37 E-Mail: s.meid@walbert-schmitz.de Industrieprojekte – Analysieren und optimieren Fachbereiche zur Schärfung eines gemeinsamen Problemverständnisses sowie zur Definition einer Projektzielsetzung. Daran anknüpfend wurden Prozess- und Informationsstrukturanalysen durch- geführt, um die zentralen Schwachstellen im Umgang mit Dokumenten und Informationen aufzudecken. Als wesentliche Herausforderung kristallisierten sich die historisch gewachsenen siloartigen IT- und Datenstrukturen heraus, welche zu einer mangelhaften Durchgängigkeit in der gesamten Auftragsabwicklung und zu diversen Schnittstellenproblemen führen (siehe Bild 1, S. 59). Als exemplarische Symptome die- ser Strukturen zeigen sich hohe Aufwände im Änderungsmanagement, lange Suchzeiten sowie Angebots- und Bestellintransparenz. Zur syste- matischen Behebung der Schwachstellen in der Auftragsabwicklungwurden einzelne Problemfelder nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in einem mo- derierten Workshop bewertet und in Bezug zum Lösungspotenzial durch ein DMS bewertet. Von den insgesamt 44 identifizierten Problemfeldern wird erwartet, dass sich 30 Probleme durch einDMS lösen lassen, sodass sich die Walbert-Schmitz GmbH &Co. KG dafür entschieden hat, ein entsprechendes DMS einzuführen. Phase 2: Auswahl eines DMS In Deutschland gibt es über 100 Anbieter von DMS-Lösungen, wobei der Markt unübersicht- lich ist und sich die Funktionen z. T. deutlich voneinander unterscheiden. Zur systematischen Auswahl einer geeigneten DMS-Lösung wurde daher gemeinsam mit den Fachabteilungen und der IT ein umfangreiches Lastenheft mit funktio- nalen und nicht-funktionalen Anforderungen an ein DMS erstellt. Die Anforderungen wurden dabei in verschiedene Merkmale aufgeteilt. Den „kritischen“ und „geforderten“ Merkmalen muss die neue Softwarelösung unbedingt gerecht werden, weiterhin gibt es „optionale“ Merkmale. Auf Basis des erarbeiteten Lastenheftes und der IT- Plattform „IT-Matchmaker“ der Trovarit AG , eines Spin-offs des FIR , konnten die Anforderungen mit den Leistungen der angebotenen DMS-Lösungen am Markt verglichen werden. Ergebnis war ein „Top-20-Report“, der die 20 bestgeeigneten DMS für Walbert-Schmitz beinhaltete. Nach einer Konsolidierung der Bewerber mithilfe eines pro- jektinternen Workshops wurden schließlich fünf Angebote eingeholt. Diese Angebote wurden anhand verschiedener Kriterien bewertet und in ein Scoring überführt: Das erste Kriterium war die Funktionserfüllung. Hierbei wurde analysiert, ob die im Lastenheft genannten Anforderungen von der jeweiligen Lösung als Standard verfüg- bar, durch kleine oder große Anpassungen rea- lisierbar oder gar nicht zu implementieren sind. Als zweites Kriterium diente der Erfüllungsgrad von Zusatzfragen, die nicht im standardisierten Lastenheft abgedeckt waren. Die Referenzen der Unternehmen, die an der Größe, der Anzahl der Standorte sowie dem Branchenfokus der jeweiligen Kunden bemessen wurden, gingen als drittes Kriterium in das Scoring ein. Mittels einer Gewichtung der oben genannten Kriterien wurde eine Rangfolge erstellt und die drei besten DMS- Anbieter wurden zu Systemtests eingeladen. In den Systemtests stellte jeder der Anbieter sein System entlang eines vom FIR in Abstimmung mit Walbert-Schmitz entwickelten Testfahrplans Vertretern des zukünftigen Anwenderkreises vor. Der Testfahrplan sollte sicherstellen, dass wichtige Anforderungen von Walbert-Schmitz durch den Hersteller vorgestellt und die Präsentationen der einzelnen Hersteller vergleichbar werden. Auf die zentralen Anforderungen musste der jeweilige Anbieter bei der Systempräsentation eingehen und die konkrete Umsetzung in seinem System vorstellen. Im Fokus von Walbert-Schmitz lagen im Wesentlichen die Funktionen Workflow, Volltextsuche, Mobile Anbindung sowie projektbe- zogene Ansichten auf den Dokumentenbestand. Die Erfüllung der Anforderungen wurde von den einzelnen Mitarbeitern der Fachabteilungen bewertet. Auf Basis der Systempräsentationen und aktualisierten Kostenabschätzung der DMS- Anbieter wurde schließlich ein System ausgewählt. Ziel des gemeinsamen Projekts war eine struk- turierte und fundierte Entscheidungsvorlage für Walbert-Schmitz . Anhand der Anforderungen entlang und innerhalb der Prozesse konnte eine Auswahl des bestgeeigneten Systems vorgenom- men werden. Es wurde außerdem gemeinsam die Integration in bestehende Systeme wie das ERP skizziert, um eine reibungslose Einführung des DMS für das gesamte Unternehmen zu ge- währleisten. Das Einführungsprojekt ist inzwischen bereits gestartet.