UdZ 2-2016

33 UdZ – Unternehmen der Zukunft 2/2016 FIR-Forschungsprojekte Rezept ECM: Modellbasierte Einsatzplanung von Enterprise- Content-Management im Maschinen- und Anlagenbau Ganzheitliches ECM-Konzept für Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus ECM-Lösungenwerdenals umfassendeMöglichkeit zurUnterstützungder unternehmensinternenund -externenGeschäftsprozesse ange- sehenund sindbei fortschreitender Digitalisierungunerlässlich. Das Angebot zur Verfügung stehender FunktionenundAnbieter ist jedoch fürAnwender undurchsichtig, sodassdie richtigeAuswahl einer anforderungsgerechtenLösungschwerfällt. ImProjekt "Rezept ECM"wird das innovative Ziel verfolgt, Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus durch den Einsatz von ECM zu ganzheitlichen IT-Lösungen zu verhelfen, um den aktuellen Anforderungen an die Digitalisierung gerecht zu werden und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Als Orientierungshilfe bei der Etablierung eines unternehmensweiten ECM-Konzepts wird ein anwendungsnahes Modell entwickelt, welches diebestehendeIT-LandschaftdesUnternehmensberücksichtigtundmitdessenHilfesichkonkreteHandlungsempfehlungenableitenlassen. Das IGF-Vorhaben 19099 N der Forschungsvereinigung FIR e. V. an der RWTH Aachen , Campus-Boulevard 55, 52074 Aachen wurde über die AiF im Rahmen des Programms zur Förderung der industriellen Gemeinschaftsforschung (IGF) vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages gefördert. DieRichtungaufdemWegindieDigitalisierungistbei vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) Deutschlandsbereitsgesteckt,esmangeltaktuellen Studien zufolge jedoch noch immer an konkreten Lösungen,diedenUnternehmenzumehrAgilität in Entscheidungsprozessen verhelfen [1]. Eine große Herausforderung stellt demnach noch immer die digitale Vernetzung mit Geschäftspartnern im SinneeinesmedienbruchfreienInformationsflusses dar. Im Forschungsprojekt "Rezept ECM – Modellbasierte Einsatzplanung von Enterprise- Content-Management (ECM) im Maschinen- und Anlagenbau" (im Folgenden kurz als "Rezept ECM" bezeichnet) wird daher das Ziel verfolgt, ein anwendungsnahes Modell zu entwickeln, welches eine Orientierungshilfe für den unterneh- mensweiten Einsatz eines ECMs bietet. Dieses soll den Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden und die Entscheidungsfindung bei der Auswahl beschleunigen. Aufgrund der zuneh- menden Informationsmenge in den unterschied- lichsten Formen und Verarbeitungssystemen bedarf es neuer Konzepte zur nutzenbringenden Steuerung der digitalen Inhalte im betrieblichen Ablauf [2]. Enterprise-Content-Management bietet dazu einen ersten Lösungsansatz, indemes neben Funktionen zum Dokumentenmanagement auch FunktionenzurUnterstützungbetrieblicherAbläufe umfasst. Durch das Vorhandensein der richtigen InformationamrichtigenOrt zur richtigenZeitwird die Arbeitsproduktivität in Effektivität, Effizienz und Flexibilität erheblich erhöht. Insbesondere durch die schnellen Reaktionszeiten wird so auch die Kundenzufriedenheit gesteigert [3]. Neben Produktivitätssteigerungen um bis zu 18 Prozent durch den umfassenden Gebrauch der ECM- Funktionalitäten und einer Zeitersparnis um bis zu 70 Prozent imVergleich zur papierbasierten Arbeit ergibtsichzudemeinKostensenkungspotenzialvon 80 Prozent [4]. Um dieses Potenzial bestmöglich zu nutzen, ist al- lerdingseineinheitlichesundunternehmensweites ECM-Konzept notwendig, das auf die individuellen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens abgestimmt ist. Ansonsten drohen Insellösungen, die zusätzlichen Aufwand und Folgekosten verursachen. Insbesondere KMU fehlen jedoch für die Konzeptentwicklung und den optimalen Einsatz im Hinblick auf bereits bestehende IT- Strukturen die Methoden und Kompetenzen, um denAnbietermarkt adäquat zu durchleuchten und mitgeeignetenAnbieterninVerhandlungzutreten. Das Self-Assessment-Tool (SAT), welches im Projekt entwickelt und frei zugänglich gemacht werden soll, wird die Einsatzplanung strukturie- ren und verbessern. Durch die Nutzung dieses ToolskannderUnternehmer sich imRahmeneiner Selbstdiagnose einen detailliertenÜberblick über die Anforderungen der bestehenden Systeme in seinem Unternehmen sowie den gewüschten oder zwingend erforderlichen Zusatzfunktionen verschaffen. Dies gibt dem KMU eine fundierte Entscheidungshilfe hinsichtlich der nächsten Planungsschritte und der Auswahl eines neuen ECMs zur Unterstützung seiner Betriebsabläufe oder lediglich dem Anpassen seiner beste- henden Systemumgebung. Ein noch zu entwi- ckelnder Merkmalskatalog bestimmt zudem bereits an dieser Stelle eine Anwendertypologie, welche für alle weiteren Schritte generelle Handlungsempfehlungen vorgibt. Das konkrete Einsatzplanungsmodell wird dem Anwender als öffentlich zugängliche Referenz zur Gestaltung des ECM-Einsatzes bereitgestellt und kann auf Anbieterseite ebenfalls herangezogen werden, um das jeweilige Produktportfolio zu verorten und das Funktionsspektrumzu schärfen. Anhand dieser Anwendungen und Modelle wird so der undurchsichtige Nebel aus nicht klar abgrenz- barenECM-Lösungender verschiedenenAnbieter auf dem Markt gelichtet und eine Struktur zur zielgerichteten Entscheidungsfindung bereit- gestellt. Als Initialbranche dient der Maschinen- und Anlagenbau, da dieser gegenüber anderen Branchen, wie der Handels- oder Bankenbranche, deutlichenNachholbedarf aufzeigt. DasVorgehen Projekttitel Rezept ECM Projekt-/Forschungsträger BMWi; AiF Förderkennzeichen 19099 N Projektpartner BCTDeutschlandGmbH; Otto-von-Guericke- UniversitätMagdeburg; Your ExpertClusterGmbH Ansprechpartner Gregor Fuhs, M.Sc. Internet forschungsprojekte.fir.de