UdZ 3-2013

94 Unternehmen der Zukunft 3/2013 UdZ Dienstleistungsmanagement Strukturiert und sicher zum neuen IT-System: Das 3PhasenKonzept der IT-Auswahl und -Einführung Betriebliche Anwendungssoftware im Kundenservice, im technischen Service oder in der Instandhaltung DieAuswahl und Einführungbetrieblicher Anwendungssoftware hat für denKundenservice, den technischen Service oder auch in der Instandhaltung in den letzten Jahren enorman Bedeutung gewonnen. Bestehende Systeme, die Anfang des Jahrtausends eingeführt wurden, sind heute veraltet, bedienerunfreundlich oder bieten nicht die passenden Funktionalitäten. Daher werden bestehende IT-Systeme wie das IPS (Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssystem) oder das CRM (Customer-Relationship-Management) von denAnwendern selten oder unzureichend genutzt oder die Arbeit direkt in Excel-Listen ausgelagert. Viele Unternehmen stehen gerade jetzt vor der Herausforderung, ein neues IT-System auszuwählen und einzuführen. Das FIR hat zur Auswahl und Einführung von betrieblicher Anwendungssoftware das vielfach bewährte 3PhasenKonzept der IT-Auswahl entwickelt. Zurzeit führt das FIR verschie- dene Auswahl- und Einführungsprojekte bei Unternehmen unterschiedlicher Branchen durch (siehe Bild 1). Das 3PhasenKonzept des FIR In der ersten Phase – der Analyse – wer- den relevante Prozesse und Strukturen der Organisation betrachtet, für die das System ausgewählt werden soll. Das Fundament bildet eine umfassende Projekteinrichtung, in der die Analyseschwerpunkte festgelegt werden. Im Anschluss daran erfolgt die Prozess- und IT-Analyse, welche Transparenz bei allen Beteiligten schafft und Schwachstellen in den bestehenden Abläufen aufdeckt. Darauf folgt eine einheitliche Konzeption der Soll-Prozesse, welche die zukünftige Struktur für das neue System definiert. In der zweiten Phase – der Auswahl – werden die Anforderungen an das System abgeleitet und mit den Möglichkeiten am Markt abgeglichen. Dabei erfolgt zunächst mittels einer umfang- reichen Vorlage die Erstellung des Lastenheftes [1; 2], welches strukturiert die Anforderungen a n d a s z u kün f t i g e S y s t em au f l i s t e t . Die anschließende Ausschreibung über den IT- Matchmaker, in dem über 1 000 IT-Anbieter mit ihrem Angebot und ihren Referenzen gelistet sind, führt strukturiert und transparent Schritt für Schritt zu einer Eingrenzung der potenziell passenden Anbieter. Wenn sich auf dieser Grundlage für zwei oder drei potenziell passende Anbieter ent- schieden wurde, vermitteln die nachfol- genden Systempräsentationen den zukünftigen Anwendern einen detaillierten Eindruck über die unterschiedlichen Systeme. Dabei wird die Vergleichbarkeit der Anbieter durch einheitliche Testfahrpläne des FIR sichergestellt. In der dritten Phase – der Einführung – wird die Systemeinführung bis zum Roll-out be- gleitet. Dabei wird im Rahmen der Vertrags- verhandlungen eine fundierte Entscheidung unterstützt. Vor der eigentlichen Einführung des neuen Systems müssen zudem noch die entwi- ckelten Maßnahmen aus der Prozessanalyse um- gesetzt werden. Im Anschluss daran erfolgt eine umfangreiche Implementierungsbegleitung. Zur Absicherung der planmäßigen Durchführung des Einführungsprojekts empfiehlt sich hierbei ein neutrales Projektcontrolling. Investitionssicherheit durch methodisches Vorgehen Dieser Beitrag zeigt noch einmal auf, wie ein sorgsam durchgeführter und methodisch un- terstützter Auswahlprozess aussehen kann. Mittels des 3PhasenKonzepts lässt sich so die Unsicherheit bei der Auswahl von betrieblicher Anwendungssoftware deutlich reduzieren. Dabei wird die erfolgreiche Anwendung der Konzepte durch zahlreiche Referenzprojekte des FIR belegt. Auf der Homepage des FIR (www.fir.rwth - aachen.de ) finden Sie den „IT-Matchmaker“, Ansprechpartner Dipl.-Wirt.-Ing. Arno Schmitz-Urban Internet www.software-ein- fach-finden.de Bild 1: Das 3PhasenKonzept