UdZ 3-2013

96 Unternehmen der Zukunft 3/2013 UdZ Dienstleistungsmanagement Prozessbasierte Reorganisation Das FIR begleitet Unternehmen bei großen Umstrukturierungsprojekten Um hohe Potenziale zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit im Dienstleistungsbereich zu realisieren, genügt es Unternehmen häufig nicht mehr, lediglich punktuelle Optimierungen an Prozessen und der Organisation vorzunehmen. In der deutschen Unternehmenslandschaft sind umfangreiche Reorganisationsmaßnahmen an der Tagesordnung. Dabei handelt es sich für die Unternehmenumbesonders kritischeProjekte, diemit großenBelastungen für dieBelegschaft ver- bundensind.Umsowichtiger ist eine strukturierteundsachlicheVorgehensweise, uminhaltlichfun- dierteundbelastbareEntscheidungenherbeiführenzukönnen. Das FIR unterstütztUnternehmen bei der professionellenDurchführung undUmsetzung von großen Reorganisationsprojektenmit einer eigens entwickelten Vorgehensweise. Synergien in Unternehmen lassen sich realisieren, wenn in unterschiedlichen Bereichen die gleichen Prozesse und Aufgaben parallel durchgeführt wer- den. In der Regel werden die Prozesse in einem oder mehreren der parallelen Bereiche nicht opti- mal abgewickelt. Dennoch werden Kompetenzen mehrfach aufgebaut und vorgehalten, wodurch eine gezielte Spezialisierung und Optimierung verhindert wird. Solche meist natürlich gewach- senen Organisationsstrukturen führen vielfach dazu, dass Unternehmen nicht mehr flexibel auf ein dynamisches Marktumfeld reagieren können. In einer schlanken und effizienten Zielorganisation wird ein Prozess oder eine Tätigkeit nur von einer klar definierten und optimal aufgestellten Organisationseinheit durchgeführt. 1. Prozessanalyse Der erste Schritt der prozessbasierten Re- organisation beginnt mit der Analyse der vor- handenen Prozesse. Dazu werden alle relevanten Prozesse erfasst und auf Schwachstellen un- tersucht. Prozesse, die in parallelen Bereichen stattfinden, werden auf Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen den Bereichen unter- sucht. Über die Ergebnisse lässt sich der Aufwand einer Restrukturierung frühzeitig abschätzen. Weiterer Bestandteil der Prozessanalyse ist die Ermittlung relevanter Leistungsparameter und deren Zusammenspiel (Zielkonflikt zwischen Qualität, Zeit und Kosten). Dabei werden Kundenanforderungen an den Prozess (z. B. Reaktionszeit, Durchlaufzeit) sowie inhaltliche Parameter untersucht, um Kennzahlen und Leistungsvorgaben für eine zu- künftige Organisation abzuleiten. 2. Analyse der Leistungen und Kompetenzen In einem zweiten Projektschritt werden die vorhan- denen Leistungen und Kompetenzen quantitativ er- mittelt. Ziel ist die Ermittlung der Verteilung der vor- handenen Ressourcen in den einzelnen Bereichen auf die identifizierten Prozesse. An dieser Stellewer- den Synergiepotenziale transparent. Häufigwerden die Personalkapazitäten auf Kostenstellen- oder Abteilungsebene analysiert. Die Quantifizierung der Kompetenzen ist im nächsten Schritt der Soll- Konzeption von Bedeutung. Kompetenzen sind fallweise unterschiedlich zu gliedern. Dabei kann es sich um klassische Qualifikationen im Sinne der beruflichen Ausbildung, aber auch konkrete Maschinen- oder Systemkompetenzen handeln. 3. Definition der Soll-Organisation Bei der prozessbasierten Reorganisation ist die Prozesslandschaft maßgebend für die Bild 1: Beispielhafter Projektplan