SPECTRUM – APPLIED RESEARCH 82 / UdZ 03.23 The life cycle model created in this project outlines the development path of the product from the deployment decision to the development and introduction phase through to the use of AI based on four different phases, providing industry with valuable practical assistance. Problem identification, stakeholder analysis, and potential analysis are important in the deployment decision. In the development phase, the “make or buy” decision and the required competencies are discussed. The introduction phase includes the go-live. Finally, quality management, continuous improvement, and release management are explained in the operational use phase. Practical examples are given for each of these phases, and methods are explained or guidance is provided to support the design of the phases. The criteria of organizational success factors, acceptance, and change management are embedded within these phases. Organizational Embedding In the project, the organizational success factors formed the starting point for the evaluation of company projects in the context of AI. Various organizational forms were analyzed with the involvement of different stakeholders. During the introduction of the assistance systems, it was found that employees can be involved in the process both through early participation in the sense of transformational leadership and through a traditional top-down management approach. Regardless of the chosen approach, however, it is essential to clearly communicate the added value of introducing the new system to ensure acceptance by the workforce. The overarching criteria of acceptance and change management provide theoretical guidance for the entire life cycle through to utilization. A total of four factors are examined with regard to acceptance: the system, the processes, the users, and the organization. The factors are classified on a scale between acceptance and non-acceptance. Change management often provides the starting point for this. According to Awati, the reactions and behaviors of the workforce during the introduction process can be described as “unfreezing”, “changing” and “refreezing”.1 Companies must first become aware of their own problem and open themselves up to change (unfreeze) in order to then transform themselves by implementing an appropriate solution (change). The changes are then adopted in the existing corporate structure and sustained (refreeze). In the practical Das in diesem Projekt entstandene Lebenszyklusmodell skizziert den Entwicklungsweg des Produkts von der Einsatzentscheidung über die Entwicklung und die Einführungsphase bis zur Nutzung von KI anhand vier unterschiedlicher Phasen, sodass es der Industrie wertvolle Hilfestellungen für die Praxis bietet. Wichtig bei der Einsatzentscheidung sind die Problemidentifikation, die Stakeholderanalyse und die Potenzialanalyse. In der Phase Entwicklung werden die „Make or Buy“-Entscheidung und die benötigten Kompetenzen diskutiert. Die Einführungsphase beinhaltet das Go-live. Schließlich werden in der Phase Betriebliche Nutzung das Qualitätsmanagement, die kontinuierliche Verbesserung und das Releasemanagement erläutert. Für jede dieser Phasen werden praktische Beispiele angeführt und Methoden oder Orientierungshinweise erläutert, die bei der Gestaltung der Phasen unterstützen können. Innerhalb der genannten Phasen sind die Kriterien Organisatorische Erfolgsfaktoren, Akzeptanz und Change-Management verankert. Organisatorische Verankerung Die organisatorischen Erfolgsfaktoren bildeten im Projekt den Ausgangspunkt für die Bewertung von Unternehmensprojekten im Rahmen von KI. Hierbei wurden verschiedene Organisationsformen unter der Einbindung verschiedener Akteure analysiert. Während der Einführung der Assistenzsysteme wurde festgestellt, dass die Einbindung von Beschäftigten sowohl durch frühzeitige Beteiligung im Sinne transformationaler Führung als auch durch ein traditionelles Top-down-Management erfolgen kann. Für die Akzeptanz durch die Belegschaft ist es allerdings unabhängig davon unerlässlich, den Mehrwert der Einführung des neuen Systems klar zu kommunizieren. Die übergeordneten Kriterien Akzeptanz und Change-Management bilden theoretische Orientierungshilfen für den gesamten Lebenszyklus bis zur Nutzung. Die Akzeptanz betreffend werden insgesamt vier Faktoren untersucht: das System, die Prozesse, die Nutzenden und die Organisation. Die Faktoren werden auf einer Skala zwischen Akzeptanz und Inakzeptanz eingeordnet. Das Change-Management liefert hierfür oft den Ausgangspunkt. Die Reaktionen und Verhaltensweisen der Belegschaft während des Einführungsprozesses können laut Awati mit den Zuständen „Defreeze“, „Change“ und „Refreeze“ beschrieben werden. Unternehmen müssen sich zuerst ihres Problems selbst bewusst werden und sich Veränderungen gegenüber öffnen (Defreeze), um sich danach mit einer entsprechenden Lösung zu verändern (Change). Danach werden die Veränderungen in der bestehenden Unternehmensstruktur übernommen und wieder eingefroren (Refreeze).1 Die Ein- 1 Kesting u. Scherenberg 2022, p. 33; Saleh u. Saleh 2020, p. 28 et seq.
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