FOCUS– BEST PRACTICES 10/ UdZ 01.22 Im Zuge der digitalen Transformation setzen sich viele Unternehmen sehr intensiv mit der IT-Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse auseinander. Hierbei fallen ihnen häufig manuelle Prozessschritte, papierbasierte Dokumentationen sowie manuelle Abstimmungen an Prozess- und Abteilungsschnitt-stellen auf – Medienbrüche sind an der Tagesordnung. Digitalisierte und erfolgreiche Unternehmen setzen in ihren Prozessen auf durchgängige Business-Software-Lösungen, die sie durch ihre Prozesse führen. Bei der Betrachtung des Zusammenspiels der verschiedenen eingesetzten Business-Software-Lösungen stellen Unternehmen meist den Bedarf fest, bestehende Lösungen zu erneuern oder neue Software zu integrieren, um ihre Prozesse optimal digitalisieren zu können. In beiden Bedarfsfällen steht das Unternehmen vor der Herausforderung, die passende Business-Software zu finden und zu integrieren. Diese Projekte sind in der Regel so ressourcenintensiv wie risikobehaftet und stellen oft Einmalprojekte dar. Die Projektverantwortlichen müssen häufig Entscheidungen unter Unsicherheiten treffen. Um die Risiken, aber auch die Aufwände, besser zu überwachen und steuern zu können, haben sich verschiedene Vorgehensmodelle zur Auswahl und Beschaffung etabliert. Unternehmen können hierbei auf prozessuale, organisatorische und funktionale Bausteine der Vorgehensmodelle zurückgreifen, um die Komplexität der Softwareauswahl auf das notwendige, handhabbare Maß zu reduzieren. Klassische Vorgehensmodelle setzen heute auf sequenzielle Auswahlprozesse, was gleichzeitig die verwendeten Methoden prägt. Lasten- und Pflichtenhefte sind dabei zentrale methodische Bestandteile. Dabei eignen sich die Lastenhefte in Auswahlprojekten gut, um Funktionen des Systems und die Anforderungen des Unternehmens zu dokumentieren. Sie bilden die ideale Grundlage für die Vertragsverhandlungen zwischen den Anbietern und den beauftragenden Unternehmen. Für eine gute Strukturierung erfordern sie ein hohes Maß an Vorkenntnis über die Typen der Anwendungssysteme und sind nur schwer aus Nutzer- und Prozesssicht formulierbar. Daher hat das FIR an der RWTH Aacheneine Methode entwickelt, die die Methode der User-Storys aus dem agilen Projektmanagement mit den klassischen Lastenheften vereint. Im Folgenden werden sowohl die Methode und die gewonnenen Erfahrungen als auch ein Praxisbeispiel beschrieben, in dem die Methodik erfolgreich angewendet wurde. Softwareauswahlprojekte zeichnen sich häufig durch eine ausgesprochene Zeit- und Ressourcenknappheit aus. In den Projekten sind meist klare Deadlines definiert, wann die Systeme „livegeschaltet“ werden. Dadurch definieren sich in klassischen Projekten die vorausgehenden Meilensteine für die einzelnen Phasen. Die Ressourcenknappheit macht In the course of digital transformation, many companies take a very close look at the IT support for their business processes. What they often find is manual process steps, paper-based documentation, and manual coordination at process and department interfaces – in short, lack of seamless integration and interoperability. Successful, digitally transformedcompanies relyonend-to-endbusiness software solutions to guide them through their processes. When considering the interaction of the various business software solutions in use, companies usually identify the need to modernize existing solutions or integrate new software in order to be able to optimally digitalize their processes. For both requirements, the company faces the challenge of finding and integrating appropriate business software. These typically one-off projects are usually as resourceintensive as they are risky. Project managers often have to make decisions under uncertainty. In order to better monitor and control the risks, but also the efforts, various process models for selection and procurement processes have become established. Enterprises can draw on procedural, organizational and functional components of the process models in order to reduce the complexity of software selection to a necessary, manageable level. Today, traditional process models rely on sequential selection processes, which has an influence on the methods used. Requirements and functional specifications are central methodological components. In selection projects, requirement specifications are well suited for documenting the system's functions and the company's requirements. They form the ideal basis for contract negotiations between prospective providers and the commissioning companies. Well-structured specifications require a high degree of prior knowledge about the different types of application systems, and they are difficult to formulate from user and process perspectives. For this reason, FIR at RWTH Aachen University has developed a method that combines a user stories approach as used in agile project management with traditional requirements specifications. In the following sections, both the method and the experience gained are described and a example from practice is provided in which the methodology was successfully applied. Software selection projects are often characterized by a pronounced shortage of time and resources. Clear deadlines are usually defined as to when the systems are to “go live”. In traditional projects, this defines the preceding milestones for the individual project phases. Typically financial resources are limited and many of the employees are deeply engaged in their day-to-day work responsibilities so that they hardly find the time for additional project work. Due to these conditions,
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