UdZ / Issue 01.22

FOCUS– BEST PRACTICES 12 / UdZ 01.22 Die Kritikalität von Auswahlprojekten für die Unternehmen, die Vielschichtigkeit der Anforderungserhebung sowie das gesamte Stakeholdermanagement zeigen, dass besonders die Anforderungserhebung am Anfang der Softwareprojekte zu betrachten ist. Neben der Herausforderung, die funktionalen Anforderungen mit den betroffenen Stakeholdern aus den Prozessen sowie dem Prozessmanagement abzustimmen, müssen auch die zentrale IT sowie die informationstechnischen Stakeholder bei der Aufnahme berücksichtigt werden. Da beide Seiten unterschiedliche Ontologien und Betrachtungsschwerpunkte bei der Festlegung des Funktionsumfangs der zukünftigen Software haben, bedarf es einer angepassten Auswahlmethodik. Im Folgenden wird das klassische Projektvorgehen zur Auswahl von Business-Software mit der agilen Methode der User-Storys ergänzt (s. Figure 1). Hierbei ist die Auswahl der Projektmethodik keine Entweder-oder-Entscheidung; vielmehr soll anhand der vorliegenden Rahmenbedingungen eine Kombination klassischer und agiler Methoden eingesetzt werden. Für die Softwareauswahl ist es wichtig, dass in jeder Phase das richtige Maß an Spezifikation getroffen wird, um den Aufwand für die Dokumentation und Kommunikation der Anforderungen gering zu halten. Dabei gilt es zu beachten, dass alle relevanten Informationen dokumentiert und verständlich, ohne Verlust, kommuniziert werden. Im Anschluss an die Projektinitialisierung und die Analyse der aktuellen Prozesse mit den verwendeten IT-Systemen the central IT department as well as IT stakeholders must also be involved in the process. Since both sides have different ontologies and focal points of consideration when defining the functional scope of the future software, an adapted selection approach is required. In what follows, the traditional project approach for selecting business software is complemented with the “agile” approach of drawing on user stories (see figure 1). Choosing a project methodology is not an either/or decision; in this context, a combinationof traditional andagilemethods was used based on the existing framework conditions. In software selection processes, it is important to meet the right level of specification in each phase in order to keep requirement documentation and communication efforts low. It is important to ensure that all relevant information is documented and communicated in an understandable manner and without loss. Following project initialization and an analysis of current processes and IT systems, companies define the future processes taking into account the new IT system to be introduced. The resulting requirements are listed in a specification sheet. However, defining new process flows and deriving solution-neutral requirements often pose challenges for the stakeholders concerned: On the one hand, users often lack deep, solution-neutral insights into the functionalities of the future software; on the other hand, the definition of end-to-end, digitalized processes is difficult because interactions with upstream Substeps Using User Stories Process Analysis Specifications Preselection Specification & Contract Project and Knowledge Management Final Selection 12 3 Market research Implementation Process Design Project Initialization 3Phases of Software Selection Figure 1: Phase-based software selection process including user stories for user-centric project and knowledge management

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