FOCUS– BEST PRACTICES 16 / UdZ 01.22 Einblick in die Praxis Gemeinsam mit der Aachener Innolite GmbH hat das FIR im Rahmen der Bewertung des aktuellen ERP-Systems und zur Vorbereitung einer Neuauswahl User-Storys mit den Mitarbeitenden aufgenommen. Auf Produktivitätssteigerung in der Ultrapräzisionstechnologie liegt das Hauptaugenmerk von Innolite, deren Expert:innen seit 14 Jahren Kunden bei der Herstellung optischer Oberflächen unterstützen. Mit der Entwicklung von Ultrapräzisions-Werkzeugmaschinen, von Diamantbearbeitungsprozessen und fortschrittlicher Messtechnik für die Charakterisierung optischer Oberflächen verfügt Innoliteüber einen breiten Erfahrungsschatz, der für ihre Kunden sehr wertvoll ist. Zahlreiche Projekte auf dem Gebiet der Replikation von Hochleistungsoptiken durch Spritzgießen erweitern das Wissen um Werkzeugdesign, Replikationsprozessstrategien und erreichbare Genauigkeiten. In dem Zuge ist Innolite stark gewachsen, sodass Prozesse und IT-Unterstützung auf den Prüfstand gestellt wurden, um sich zukunftsweisend aufzustellen. Durch die starke Einbindung der Mitarbeitenden in den Aufbau der Geschäftsprozesse bei Innolite steckt jede Menge Wissen in deren Köpfen. Für die Geschäftsführung war es deshalb besonders wichtig, alle Mitarbeitenden einzubinden und ihre Ideen und Anregungen in den Auswahlprozess einfließen zu lassen. Um dies zu ermöglichen, setzte das FIR bei der Anforderungsaufnahme auf User-Storys. Die Mitarbeitenden mussten so aus ihrer Rolle heraus ihre Wünsche an das neue System formulieren und im gleichen Zuge Akzeptanzkriterien definieren. Diese dienen der Bewertung der Software durch die Mitarbeitenden und dem Anbieter als Leitlinie zur Erfüllung der Anforderungen. Zur Aufnahme wurde zunächst die Methodik der User-Storys mithilfe von Beispielen erklärt. Im Anschluss haben die Mitarbeiter:innen eine Vorlage erhalten, in die sie ihre User-Storys eingetragen haben. Nach 1 – 2 Wochen wurden diese eingesammelt und in gemeinsamen Terminen besprochen, um offene Fragen zu klären und ähnliche User-Storys zusammenzufassen. Durch die gemeinsame Diskussion der User-Storys in den Fachabteilungen wurden die Ergebnisse auch innerhalb der Abteilungen ausgetauscht, sodass die Anforderungen allen Beteiligten bekannt wurden. Die User-Storys konnten so für die Bewertung des aktuellen Systems – unter Berücksichtigung des zukünftigen Prozessdesigns und damit auch der User-Storys selbst – genutzt werden. Sie dienen Innolite weiterhin als Grundlage für die Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems. Für Innolite lag der Vorteil vor allem in der einfachen Einbindung ihrer Mitarbeitenden. Due to Innolite’s strong involvement of employees in the development of business processes, a great deal of knowledge resides in the heads of its employees. It was therefore particularly important for the management to involve all employees and to allow their ideas and suggestions to contribute the selection process. To make this possible, FIR relied on user stories during the requirements elicitation process. In this way, the employees had to formulate their demands on the new system from their own perspective and, at the same time, define specific criteria for acceptance. These should serve as guidelines for the employees in the evaluation of the software and assist the provider in meeting the requirements. For the collection of user stories, the approach was first explained with the help of examples. Subsequently, the employees received a template in which they entered their user stories. After 1 –2 weeks, these were collected and discussed in joint meetings in order to clarify open questions and to summarize similar user stories. When jointly discussing the user stories in the departments, the results were also exchanged within the departments, so that all participants were familiarized with the requirements. The user stories could thus be used to evaluate the current system, taking into account the future process design and thus also the user stories themselves. They also serve Innolite as a basis for the selection and introduction of a new ERP system. For Innolite, the key advantage was the ease with which they succeeded in involving their employees. Markus Fischer, M.Sc. Deputy Division Manager Production Management FIR e. V. at RWTH Aachen University Phone: +49 241 47705-419 Email: Markus.Fischer@fir.rwth-aachen.de Contact More information can be found at: » aachener-produktionsmanagement.de Jessica Rahn, M.Sc. Project Manager FIR e. V. at RWTH Aachen University Phone: +49 241 47705-409 Email: Jessica.Rahn@fir.rwth-aachen.de
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